Le document à compléter est disponible dans les Documents officiels ci-dessus. Prends quelques photos du véhicule (carrosserie, intérieur, pneus, compteur) et conserve-les.

1. Tes responsabilités

• Chaque salarié est responsable de l'utilisation et de l'entretien de son véhicule de fonction.
• Garde le véhicule en bon état et signale sans délai tout problème mécanique ou panne.
• Tu es aussi responsable de sa propreté, intérieur comme extérieur — un véhicule propre, c'est l'image de l'entreprise.
• Ne roule jamais sur la réserve : ça peut endommager le moteur.

2. Propreté & entretien

• Nettoyage régulier attendu (des frais peuvent être pris en charge dans certaines limites).
• Avant un long trajet : vérifie les niveaux (huile, liquide de refroidissement, lave-glace).

3. Stationnement & sécurité

• Stationne dans des zones autorisées et sécurisées, ne laisse pas d'objets de valeur visibles.
• En cas de vol : préviens les autorités locales et l'entreprise au plus vite.

4. Usage du véhicule

• Usage professionnel avant tout. L'usage privé peut être autorisé selon ton contrat / la politique entreprise.
• Aucun frais n'est remboursé pendant les congés.
• Les infractions (excès de vitesse, stationnement interdit…) restent à la charge du conducteur.

5. Suivi & maintenance

• Révisions et contrôles techniques à faire dans les échéances. Le service administratif peut t'aider à planifier les rendez-vous.

En cas de panne, d'accident ou de tout autre problème, voici les bons réflexes :

• Imprime-le et garde-le en permanence dans la boîte à gants du véhicule.
• En cas d'accident, remplis-le sur place avec l'autre conducteur, puis transmets-le nous rapidement.

L'ancienne « carte verte » est remplacée par la « carte mémo ». Si tu as un véhicule de fonction, tu l'as probablement déjà reçue.

Elle n'est plus obligatoire lors des contrôles routiers : les forces de l'ordre vérifient désormais directement à partir de ta plaque d'immatriculation.

La recharge, simplifiée ! Branche, attends le bip/voyant, et laisse charger. En cas de doute, rapproche-toi de ton gestionnaire de flotte.

Ajouter un véhicule (page Véhicules) :

Saisir une amende (page Amendes) :

Sur une amende existante (clique dessus) :

• Désigner le conducteur (l'amende n'est plus à la charge de l'entreprise).
• Marquer payée / non payée, ou joindre un justificatif (→ passe en payée + archivée).
• Copier le n° de télépaiement / la clé en un clic.
• Envoyer un email pré-rempli : relance, demande de paiement ou demande de désignation.

(page Factures) :

(page Conducteurs) :

• Les conducteurs apparaissent automatiquement à partir des véhicules et des amendes. Pour en ajouter un sans véhicule, utilise « Nouveau conducteur ».
• Ouvre une fiche puis double-clique pour saisir : nom, prénom, poste, date de naissance, téléphone, email, adresse.
• Permis : bouton « Téléverser un fichier » — le scan est lu automatiquement (type, numéro, dates). Le bouton « Relire » relit un scan déjà déposé (meilleure qualité).
• Deux présentations de fiche au choix (Coloré / Profil) via le bouton en haut de la fiche.

• Tout se sauvegarde automatiquement dans la base et se met à jour en temps réel sur tous les postes — aucune action « Enregistrer » globale à faire.
• Double-clic = modifier presque partout (valeurs, titres, colonnes des tableaux).
• Sinistres et Contrats ne se saisissent pas directement : ils découlent des factures (type sinistre / leasing).
• Les alertes (CT, révisions, leasing, permis, anomalies) sont regroupées dans Notifications.
• Mode sombre et personnalisation des couleurs dans Paramètres.

Le document (ou l'accord) qui fixe les règles d'usage des véhicules. À définir avec l'entreprise :

• Ayants droit : qui a droit à un véhicule, catégories autorisées, budgets.
• Usage : personnel ou professionnel, remisage au domicile, déplacements à l'étranger, transport d'animaux, interdiction de fumer.
• Consommables : règles carburant, recharge, péage & stationnement.
• Amendes : traitement, refacturation éventuelle au conducteur.
• Entretien & nettoyage : obligations du conducteur, périodicité.
• Restitution : état attendu, accessoires à rendre, frais de remise en état.
• Sanctions / refacturations possibles + procédure de départ d'un salarié.

Les interlocuteurs à identifier : décisionnaire, responsable opérationnel, comptabilité, RH, contact d'urgence, et la personne autorisée à valider les dépenses ou à commander / restituer un véhicule.

Les règles de validation à écrire noir sur blanc :

• Qui valide un devis, une réparation, une commande, un véhicule de remplacement.
• Plafonds de dépense possibles sans validation.
• Délais de réponse souhaités et procédure en cas d'urgence.
• Qui doit être informé d'un sinistre.

Ce qui accompagne chaque véhicule (à noter à l'affectation, à contrôler à la restitution) :

• Clés : nombre de doubles.
• Carte carburant, badge télépéage, et pour les électriques : câble + badge de recharge.
• Sécurité : roue de secours ou kit anticrevaison, gilet + triangle.
• Accessoires spécifiques (attelage, coffre de toit, multimédia…) et documents présents dans le véhicule.

Les informations de l'entreprise à garder sous la main pour les documents (devis, contrat, factures, désignations) :

• Raison sociale et nom commercial.
• SIREN / SIRET et n° de TVA intracommunautaire.
• Adresse du siège + adresses des établissements.
• Secteur d'activité, effectif, nombre total de véhicules et de conducteurs.