Le manuel complet de Parc Pilot 📘

Véhicules — nombre de véhicules possédés (tous sauf les vendus).

Conducteurs — les personnes qui ont un véhicule + celles ajoutées à la main + celles repérées via une amende. Sans doublon, les « masqués » exclus.

Amendes à payer — nombre d'amendes au statut « à payer », toutes années confondues (une dette reste due), avec le montant total dû (€) juste en dessous.

Coût d'exploitation du mois — ce que la flotte a coûté depuis le 1ᵉʳ du mois. Inclus : entretien, réparations, carburant, péages/Ulys. Exclus : loyers de leasing (dans Contrats), sinistres, achat de véhicule, cession. Petite courbe = tendance des 6 derniers mois. (Le mot « exploitation » rappelle que cette tuile ne compte QUE les coûts d'usage courant, pas le leasing ni les sinistres — pour le total « tout compris » d'un poste, voir la page Budget.)

Alertes — nombre de points urgents = uniquement les alertes rouges (danger) + oranges (warn). Les bleues « info » ne sont pas comptées ici.

Suivi flotte — nombre de véhicules « complets » (relevé km, état des lieux, clés, carte carburant, badge télépéage) sur le total. Cliquable vers l'onglet « 📋 Suivi flotte » pour voir le détail par véhicule.

Km cumulés (somme de la flotte), Valeur du parc (somme des valeurs d'achat), En entretien (véhicules au garage), Sinistres à rembourser (€) (reste en attente d'assurance). Chaque tuile est cliquable vers sa page. (Le montant total dû des amendes est déjà donné par la tuile « Amendes à payer » ci-dessus — plus de doublon.)

💡 Pop « nouveauté » — de temps en temps, un petit encadré en bas à gauche présente une fonctionnalité que tu n'as pas encore utilisée (raccourcis, comparateur, km par photo…). « OK » passe au conseil suivant, « Ne plus proposer » les coupe tous.

Chaque véhicule reçoit une note sur 100 : on part de 100 et on retire des points selon les échéances (CT dépassé −40, CT < 30 j −25 ; révision, dépassement km leasing, fin de leasing, anti-pollution…). Niveau : bon ≥ 80, à surveiller 55-79, critique < 55. L'anneau montre le % de flotte au vert (voir le glossaire pour le détail des points).

« Qui a un véhicule non rendu ». Au-delà de 2 jours, la ligne passe en rouge (retard ⚠️).

🚗 Véhicules (bulles glissantes) Nouveau — la liste des véhicules s'affiche en bulles que tu fais glisser sur le côté (swipe au doigt sur mobile, ou les flèches ‹ › sur ordinateur). Chaque bulle montre la plaque, le modèle, le conducteur, le kilométrage et le statut ; un clic ouvre sa fiche. « Voir tout → » ouvre la page Véhicules complète.

Premiers pas : checklist de démarrage (5 étapes) qui se coche toute seule et disparaît une fois terminée. Coûts mensuels (courbe 6/12 mois), Groupes & podium (camembert + conducteurs les plus verbalisés), À traiter cette semaine (5 alertes les plus urgentes), Météo et Trafic Île-de-France en direct. Tous les blocs sont déplaçables (glisser-déposer), l'ordre est mémorisé.

Réorganiser / masquer les blocs : chaque bloc se déplace (poignée « ⠿ ») et se masque (petite croix ✕ à droite de sa barre). Un bandeau « Blocs masqués » apparaît alors en haut pour les réafficher (un par un ou « Tout réafficher »). Choisis ce que tu veux voir — le reste est rangé, pas supprimé.

Sélecteur de société (bouton « bâtiment ») — réservé au CEO : basculer de société, « Toutes les sociétés » (vue cumulée), « Ajouter une société ».

Un menu d'actions rapides dont tu choisis le contenu — clique le petit ⚙️ à côté (ou « Configurer les raccourcis… » dans le menu) pour cocher ce que tu veux afficher, et ne garder que ce qui te sert. Actions dispo : nouveau véhicule/amende/facture/sinistre/conducteur/emprunt/tâche, scanner un document, échéances de la semaine, « À compléter », relancer les amendes, rapport direction, sauvegarde, recherche plaque, mode écran, et surtout :

🚗 Mettre à jour le km (lot) — un seul écran pour saisir le kilométrage de tous les véhicules d'un coup (le km ne peut que monter). 📷 Km par photo — choisis un véhicule, prends le compteur en photo, l'IA lit le kilométrage et met la fiche à jour (tu confirmes). 🅿️ Marquer un véhicule immobilisé — signale qu'un véhicule est au garage / hors service ; une alerte apparaîtra s'il le reste trop longtemps.

🌴 Enregistrer un congé salarié Nouveau — un pop-up : choisis le salarié (recherche au clavier), les dates début/fin et un motif. Le congé est le même partout (fiche du conducteur, contrôle des consos) : il sert à repérer toute dépense (carburant, péage…) faite pendant l'absence et remonte dans Suivi & alertes → Points à vérifier. Saisie encore plus rapide dans la fiche Nouveau — la fiche conducteur a une carte dédiée « 🌴 Congés / absences » : laisse la date de fin vide = congé d'UN jour, ou clique un bouton rapide « Aujourd'hui / Demain / Cette semaine », et tu peux taper une date puis appuyer sur Entrée pour l'ajouter. Astuce dates : double-clique sur un champ de date pour taper la date directement (ex. 15/03/2026) au lieu d'ouvrir le calendrier.

Vous photographiez (ou PDF) un document, l'IA le lit en 3 étapes — (1) elle détecte le type du document et sa qualité, (2) elle extrait les informations avec le bon modèle selon le type, (3) elle vérifie la cohérence (ex. HT + TVA = TTC, VIN à 17 caractères, les 3 montants d'une amende, véhicule connu…). Puis un écran de validation s'affiche : les champs incertains sont surlignés (jaune = à confirmer, rouge = incertain), tout est modifiable, et rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Confirmer ». Une fois validé, l'IA range le document au bon endroit et met à jour les fiches. Chaque document analysé est tracé (type, champs lus, provenance, anomalies).

📦 Dépose tout en vrac (plusieurs documents d'un coup) Nouveau — idéal pour démarrer un nouveau client : glisse plusieurs fichiers à la fois (cartes grises + cartes vertes + permis + factures… mélangés). L'IA lit chacun, détecte son type tout seul, et affiche une liste : chaque document avec son type reconnu, un résumé, et une case à cocher. Les documents « propres » sont cochés d'avance ; ceux de qualité douteuse sont décochés pour que tu les regardes. Bouton « Modifier » sur chaque ligne pour corriger un champ avant d'enregistrer. Puis « Tout enregistrer » crée/complète d'un coup les fiches véhicules, l'assurance, les conducteurs et les documents. Rien n'est enregistré sans ta validation. (Les péages Ulys d'un lot sont lus précisément ; un document non reconnu est simplement signalé, pas enregistré.)

🩺 État du service IA — le scanner de documents utilise un petit service serveur qui lit les documents. Dans Paramètres → Données → « État du service IA », un bouton « Tester l'IA maintenant » te dit en un clic si tout va bien (✅) ou pourquoi ça bloque (modèle indisponible, clé manquante, quota épuisé…). Pratique pour vérifier avant de scanner.

🔔 Alerte automatique si l'IA tombe en panne Nouveau — plus besoin d'y penser : à l'ouverture du tableau de bord, l'appli teste l'IA en silence (1×/jour) et n'affiche un bandeau orange que si c'est en panne, avec la vraie raison et un accès direct au test. Tu es donc prévenu tout de suite (au lieu de le découvrir en plein scan). Réservé à l'administrateur (c'est lui qui peut réparer). Bouton « Masquer aujourd'hui » si tu es déjà au courant. À noter aussi : si l'IA échoue pendant un scan, le message indique désormais la cause exacte renvoyée par l'IA (au lieu d'un simple « indisponible »).

🔴 Pastille sur le menu « Suivi & alertes » Nouveau — une pastille rouge (avec un chiffre) apparaît sur le menu Suivi & alertes dès qu'il y a quelque chose de nouveau à traiter venant des conducteurs ou des signatures : relevé km envoyé, photos d'état des lieux reçues, question posée depuis le QR, ou un état des lieux en attente de signature. Elle se met à jour toute seule, même quand tu es sur une autre page — tu sais donc en un coup d'œil qu'il y a du nouveau. (La pastille du menu Sinistres, elle, ne compte que les sinistres/problèmes déclarés au QR.)

🔎 Anomalies de consommation → dans l'onglet « Contrôle » Mis à jour — l'ancien onglet « Points à vérifier » a été retiré pour éviter le doublon. Toutes les anomalies sont maintenant au même endroit, dans l'onglet Contrôle : (1) dépenses inhabituelles de la carte carburant (repas élevés, achats hors carburant, plusieurs pleins/jour, gazole/diesel…), (2) conso pendant un congé (avec les dates), (3) conso après le départ d'un salarié (carte/badge restée active). Chaque ligne renvoie vers la fiche concernée pour vérifier / classer. Une seule liste, un seul endroit. Traiter en lot Nouveau — au lieu de changer chaque ligne une par une : une barre en haut permet de « Marquer tout » ce qui est affiché d'un coup (choisis le statut Justifié / Classé / Fraude / À vérifier), ou de cliquer « ☑️ Sélectionner » pour cocher plusieurs lignes (bouton « Tout cocher », ou cocher un conducteur entier via la case sur son en-tête en vue groupée) et leur appliquer le statut ensemble. Astuce : filtre d'abord sur « À vérifier », puis « Marquer tout comme Justifié ».

Rangées en colonnes (Amendes, Contrôle technique, Révisions, Leasing, Permis, Pièce d'identité, Sinistres, Budget, Relevé km, Conducteurs, Tâches, Autres). 3 gravités : rouge = danger, orange = warn, bleu = info. Chaque alerte a un bouton « ✓ Vu » Nouveau (accusé de lecture) : elle disparaît, mais revient toute seule si la situation change (nouveau montant, nouvelle échéance, un véhicule de plus…). Plus besoin de « masquer » (qui portait à confusion) : le site sait que tu as vérifié et ne te re-prévient que si ça bouge.

Colonnes pliables + rangées par priorité Nouveau — les colonnes qui ont des alertes remontent automatiquement en haut, les colonnes vides descendent (donc plus besoin de scroller pour trouver ce qui compte, comme « Autres »). Chaque colonne se plie / déplie d'un clic sur son titre (chevron) : les vides sont pliées par défaut, et ton choix (plié/déplié) est mémorisé sur l'appareil.

États des lieux à signer — bouton « Annuler » Nouveau — l'alerte « X états des lieux à signer » (colonne Autres) liste chaque demande de signature encore en attente. Si tu as supprimé un état des lieux ou envoyé une demande par erreur, clique sur « Annuler » à côté de la ligne : la demande est archivée et ne réapparaît plus dans les alertes.

États des lieux signés ✓ Nouveau — dès qu'un état des lieux est signé par toutes les parties, une alerte bleue « X états des lieux signés » apparaît (colonne États des lieux, pendant 7 jours) : chaque ligne ouvre directement la version signée. Tu reçois aussi une notification push (si activée) et le PDF signé par e-mail. Seul le fichier ENTIÈREMENT SIGNÉ est rangé dans la fiche véhicule → Documents (le brouillon non signé n'y est plus ajouté).

👀 QR véhicule scanné Nouveau — quand quelqu'un ouvre le portail QR d'un véhicule, une alerte apparaît dans la colonne Activité QR (« X véhicules scannés — 24 h »), chaque ligne ouvre la fiche du véhicule (le détail daté de chaque scan est aussi dans la fiche). Une pastille s'allume sur « Suivi & alertes » pour les nouveaux scans depuis ta dernière visite, et s'éteint quand tu ouvres la page. Tu peux aussi recevoir une notification push (à activer dans Paramètres → Notifications). Un QR n'a pas de connexion : on connaît le véhicule et l'heure, pas la personne.

💥 Demande conducteur à traiter Nouveau — quand un conducteur déclare un sinistre / problème depuis le QR de sa voiture, une alerte rouge « demande conducteur à traiter » apparaît dans la colonne Sinistres (et sur le tableau de bord → À traiter), en plus de la pastille rouge sur le menu Sinistres. Elle disparaît dès que tu traites la demande.

✅ Tâches en retard / bientôt Nouveau — tes tâches datées (page Tâches) non terminées remontent maintenant dans les alertes, colonne Tâches : orange « X tâches en retard » (échéance dépassée) et bleu « X tâches à faire bientôt » (dans les 7 jours). Chaque ligne ouvre directement la tâche. Plus besoin d'aller vérifier la page Tâches pour ne rien oublier — les rappels viennent à toi.

📋 Photos d'état des lieux reçues Nouveau — quand un conducteur envoie des photos d'état des lieux (prise en main ou restitution) depuis le QR de sa voiture, une alerte « envoi de photos d'état des lieux » apparaît ici. Les photos sont rangées dans la fiche du véhicule → États des lieux, et l'envoi se retrouve aussi dans Sinistres → Demandes conducteur (avec l'aperçu des photos et le bouton « Voir le véhicule »).

🔔 Tu es alerté même sans être sur la page Nouveau — la pastille rouge (menu Sinistres) et ces alertes se rafraîchissent toutes seules pendant que l'appli est ouverte (mise à jour automatique + au retour sur l'onglet). Donc si un conducteur envoie un sinistre ou des photos pendant que tu es sur une autre page, tu le vois apparaître sans avoir à recharger.

📲 Notifications push (même appli fermée) Nouveau — tu peux recevoir une vraie notification sur ton téléphone ou ton ordinateur — même quand Parc Pilot est fermé — dès qu'un conducteur t'envoie quelque chose depuis le QR de sa voiture : relevé km, sinistre / problème, question, ou état des lieux. Pour l'activer : Paramètres → Notifications → « Notifications push » → bouton « 🔔 Activer sur cet appareil » (autorise les notifications quand le navigateur le demande). À activer sur chaque appareil où tu veux être prévenu (le réglage est propre à l'appareil). Le même bouton permet de les désactiver. Un clic sur la notification t'ouvre directement la page Suivi & alertes. Astuce : sur iPhone, il faut d'abord « Ajouter à l'écran d'accueil » (installer l'appli) pour que les notifications fonctionnent.

📋 État des lieux d'entrée manquant Nouveau — quand un conducteur a changé sur un véhicule et que le nouveau n'a aucun état des lieux de prise en main enregistré, une alerte le signale (liste dépliable, chaque véhicule cliquable). Objectif : ne jamais oublier l'état des lieux d'entrée (protection en cas de litige / facturation).

👤 Conducteur sans e-mail Nouveau — colonne Conducteurs : une alerte dépliable liste les conducteurs (rattachés à un véhicule) qui n'ont pas d'e-mail — indispensable pour le relevé km par mail et l'envoi d'amendes. Chaque ligne ouvre la fiche du conducteur. Ignorable comme les autres.

Relevé km — rappel périodique de relever le compteur des véhicules. Une alerte apparaît par véhicule quand le dernier relevé date de plus longtemps que la période choisie (par défaut 45 jours = 1 mois et demi), réglable dans Paramètres → Notifications → « Rappel relevé km ». Tu peux aussi fixer une date de début de cycle : les échéances tombent alors tous les X jours à partir de cette date pour toute la flotte (sinon chaque véhicule est compté depuis son propre dernier relevé). Quand cette colonne a des alertes, elle remonte tout en haut ; vide, elle redescend avec les autres. Tu peux ignorer certains véhicules un par un. L'alerte disparaît dès que tu mets le km à jour.

Contrôle technique : dépassé ou < 30 j → rouge ; 30-60 j → orange ; 60-90 j → info.

Factures Total sans PDF Nouveau — filet de sécurité : si des relevés Total ont été importés mais que leur PDF n'a pas pu être stocké, une alerte bleue les liste (dépliable). Il suffit de ré-importer les relevés pour rattacher les PDF manquants. Tu vois donc tout de suite s'il manque un justificatif, au lieu de le découvrir en ouvrant la facture.

Amendes à payer : une alerte globale « X à payer » ; orange si le total dû dépasse 500 €. Aussi : « payée sans justificatif » (orange) et « bientôt majorée » (limite estimée 90 j pour un stationnement, 45 j sinon → alerte à moins de 30 j).

Permis et pièces d'identité : expiré ou < 60 j → rouge ; 60-120 j → orange.

Révisions : dépassée → rouge ; sinon alerte quand il reste ≤ 1000 km ou ≤ 30 j (réglable).

Leasing : dépassement km projeté → rouge/orange (avec pénalité estimée) ; fin de contrat < 90 j → rouge, < 180 j → orange.

Sinistres en attente de remboursement (orange) et budget d'entretien dépassé (orange).

Immobilisation : un véhicule marqué « immobilisé » (dashboard → Raccourcis → « Marquer un véhicule immobilisé ») qui le reste depuis + de X jours (défaut 15 j, réglable dans Paramètres → Notifications). Pour lever l'immobilisation, tu as maintenant un bouton « ✓ Lever l'immobilisation » directement sur l'alerte (page Suivi & alertes, en face du véhicule) — plus besoin de rouvrir le raccourci du dashboard. Les deux endroits agissent sur le même réglage (synchronisé sur tous tes appareils).

Carburant — conso anormale : la dépense carburant d'un mois clos dépasse la moyenne du véhicule de ≥ 60 % (réglable). Masquable par véhicule si tu connais la raison (gros déplacement, plein exceptionnel…).

Carte carburant / badge télépéage : expire dans < 30 j → orange, expirée → rouge (à partir des dates saisies dans la fiche véhicule).

📷 Prendre un document en photo (mobile) Nouveau — partout où on dépose un document pour l'IA (Scanner, factures, avis d'amende, carte grise, permis, sinistres, contrats…), un bouton « 📷 Prendre en photo » apparaît sur téléphone/tablette : il ouvre directement l'appareil photo et la photo est lue comme un PDF. Plus besoin d'avoir un fichier — on scanne le papier sur place. (Sur ordinateur, le bouton ne s'affiche pas ; on choisit un fichier comme avant.)

Amende payée en double : un même n° d'avis réglé plusieurs fois → à vérifier / se faire rembourser.

Quand une alerte regroupe plusieurs éléments, elle se déplie (« Voir les X éléments »), chaque ligne cliquable. Bouton « ✓ Vu » (coche verte) — l'alerte se range et réapparaît si la situation change (montant, échéance, nombre de véhicules…). L'activité QR se marque aussi « Vu » et revient au prochain scan. Un ancien bloc « alertes masquées » (masquages définitifs faits avant) reste réaffichable via « Tout réafficher ».

Le tableau de bord complet des kilométrages : en haut, 4 compteurs (flotte à jour en %, relevés à jour, en attente de réponse, manquants / à relancer). En dessous, les réglages des rappels — modifiables ici ou dans Paramètres, c'est synchronisé.

Bien comprendre les 2 réglages Important : « Un relevé reste valable X jours » = durée de validité d'un relevé. Un véhicule est « à jour » tant qu'il a donné son km il y a moins de X jours ; après, il repasse « à faire ». ⚠️ C'est une durée de validité, pas un bouton « tout le monde doit répondre » : mettre un grand nombre (ex. 100) fait que les véhicules restent « à jour » plus longtemps (l'inverse de ce qu'on croit). 👉 Pour forcer TOUTE la flotte à redonner son km maintenant, mets la date du jour dans « Tout le monde redonne son km à partir du… » : tous ceux qui n'ont pas donné leur km depuis cette date repassent « à faire ». La relance auto par mail renvoie ensuite la demande toute seule à ceux qui ne répondent pas. Puis la liste de tous les véhicules avec, pour chacun : le chauffeur, le km actuel, la date du dernier relevé (et par quel canal : e-mail ou QR scanné), et un badge de statut (à jour / en attente / à relancer / jamais reçu). Les véhicules qui demandent une action sont remontés en haut.

Historique par véhicule : clique une ligne pour la déplier → tu vois tous les relevés dans le temps avec, entre deux relevés, le km parcouru sur la période (« +2 350 km en 45 j »). Un vrai suivi de qui roule combien. Boutons d'action : « Demander » (relance un chauffeur par mail) sur chaque ligne, et « Demander aux manquants » en haut pour relancer d'un coup tous ceux qui ne sont pas à jour (et qui ont un e-mail).

Liste chronologique des échéances datées (CT, anti-pollution, fin de leasing, permis, pièces d'identité), même code couleur que les alertes. Bouton « Télécharger l'échéancier (PDF) ».

Une vue d'ensemble de la flotte : pour chaque véhicule, une ligne de cases — 📸 Relevé km, 🖼️ Photos EDL, ✍️ EDL signé, 🔑 Double des clés, ⛽ Carte carburant, 🅿️ Badge télépéage, 🪪 Carte grise, 👤 Conducteur, 📞 Tél. conducteur, 📧 Email conducteur, 🛡️ Assurance, 📄 Contrat leasing, 🔙 EDL restitution. Les cases sont lues automatiquement depuis les fiches (aucune double saisie) : ✓ fait quand l'info est là, ✗ à faire sinon. Certaines cases affichent « · non concerné » en gris quand elles ne s'appliquent pas au véhicule (ex. Contrat leasing sur un véhicule qui n'est pas en leasing, EDL restitution sur un véhicule que tu gardes) — elles ne comptent alors pas comme « à faire ». En haut : le score « X / Y complets » et un filtre « À compléter ». Idéal pour voir en un coup d'œil ce qui manque (ex. « ai-je bien reçu les photos d'état des lieux ? ») sans ouvrir chaque véhicule. Un nouveau véhicule ou un nouveau conducteur apparaît tout seul en rouge tant que rien n'est fait. Le même score se retrouve en widget sur le tableau de bord (même source, donc même chiffre partout).

Cocher / ignorer à la main — tape une case pour choisir : ✅ Marqué fait (tu forces le vert, même sans donnée), 🔕 Non suivi (pour un véhicule dont tu n'auras jamais l'info — il ne compte plus et n'apparaît plus comme « à faire »), ou ↺ Automatique (retour au calcul auto). Ces choix sont enregistrés et synchronisés sur tous tes appareils.

➕ Ajouter tes propres colonnes — le bouton « ＋ Colonne » (en haut à droite) crée une colonne de suivi que tu coches toi-même (ex. « Gilet + triangle », « Vignette Crit'Air », « Kit mains-libres »). Elle apparaît pour tous les véhicules, en « à faire » tant que tu ne l'as pas cochée. Comme le reste, une colonne perso se coche fait / non suivi / auto, et se supprime (via la fenêtre « ＋ Colonne » ou en tapant une de ses cases → « 🗑️ Supprimer la colonne »). Tes colonnes sont synchronisées sur tous tes appareils.

Tout ce qu'il faut relancer, au même endroit — fini de cliquer partout : cet onglet regroupe en une seule liste les entretiens / contrôles techniques qui approchent (ou en retard), les relevés km non reçus, et les amendes à payer. Une pastille rouge sur l'onglet indique le nombre en attente.

Relancer en 1 tap — sur chaque ligne (véhicule + conducteur), le bouton « Relancer » ouvre le message déjà rédigé et te laisse choisir 💬 WhatsApp, 📱 SMS ou 📧 e-mail. Tu appuies sur Envoyer — c'est gratuit, ça part de ton téléphone/ton adresse. Le message reprend le bon ton (plaque sur une ligne, échéance, « pour éviter une majoration » pour les amendes).

📧 Tout relancer par e-mail — un seul clic envoie d'un coup les rappels par e-mail à toutes les personnes dont on connaît l'adresse (le site les envoie tout seul, tu n'ouvres rien). Pratique pour relancer plusieurs conducteurs en une fois. Pour WhatsApp/SMS (gratuits), ça reste un tap par personne depuis la liste.

🚫 Ignorer une relance Nouveau — sur chaque ligne, le bouton « Ignorer » retire ce rappel de la liste (et il ne compte plus dans la pastille). Ça ne supprime rien et ça ne marque pas l'amende comme payée — l'amende reste dans l'onglet Amendes et dans le total « à payer ». C'est juste pour ne plus être relancé sur ce point précis. Quand tu la traites plus tard (amende payée, CT refait, km reçu…), elle disparaît pour de bon et ne reste PAS dans les « ignorées ». Et une nouvelle échéance réapparaît toute seule (nouvelle date de CT/garage/révision, nouveau relevé km, autre amende), comme le « ✓ Vu » des alertes. En bas de la liste, « ↺ Réafficher » annule les ignorés. Le choix est synchronisé sur tous tes appareils.

🔧 Rendez-vous garage regroupés (CT · révision · entretien) — le contrôle technique, la révision et tout rendez-vous au garage sont regroupés dans une seule catégorie « Garage · CT / révision / entretien » (chaque ligne indique de quoi il s'agit). Tu peux poser une date de rendez-vous garage sur un véhicule (fiche véhicule → « 🔧 Rendez-vous garage », avec un motif). Dès que tu enregistres, l'app te propose de prévenir le conducteur (e-mail / SMS / WhatsApp) avec la date + le motif ; puis un rappel part automatiquement la veille, en reprenant ce même rendez-vous. Les deux messages sont modifiables dans Paramètres → E-mails (« annonce » et « rappel »).

⏰ Rappel automatique la veille — chaque matin, le site envoie tout seul un e-mail de rappel la veille d'un rendez-vous garage — le contrôle technique (date « Prochain CT ») ou un rendez-vous garage saisi (CT / révision / entretien) — au conducteur ET à toi (gestionnaire) en copie. Aucun réglage à faire : ça marche avec la même relance automatique que les relevés km. Un CT marqué « ignoré » n'envoie pas de rappel. (La « prochaine révision » estimée reste indicative dans la liste Relances ; pour un rappel auto sur une révision, pose un rendez-vous garage avec sa vraie date.)

Bon à savoir — WhatsApp/SMS ne peuvent pas partir automatiquement tout seuls (ce serait payant, via l'API WhatsApp Business) : le site te prépare tout, tu appuies sur Envoyer. Les e-mails, eux, peuvent être automatiques (rappel CT ci-dessus + relances km).

Recense toutes les infos manquantes de la plateforme, chaque ligne cliquable vers le champ à remplir : Véhicules (immat, carburant, km, CT, VIN, CO₂, masse, assurance, valeur d'achat, forfait leasing…), Conducteurs (nom, permis…), Amendes (conducteur, montant, motif, date limite du tarif minoré…), Contrats de leasing (date de début, forfait km, durée, loyer), Configuration société (assurance, loueur, e-mail d'amende, domaine Resend, nom/SIRET/adresse, n° d'assistance du portail). La valeur d'achat sert à l'avantage en nature, au TCO et à l'estimation de revente (inutile en leasing). La date limite du tarif minoré alimente l'alerte « payer avant ».

📄 Documents / PDF à compléter — signale les PDF manquants : chaque véhicule en leasing (quel que soit le loueur) dont le contrat n'a pas encore de PDF joint, et chaque prime d'assurance saisie (montant) mais sans PDF. Chaque ligne mène à Contrats pour déposer le fichier en un clic. Comme le reste de la checklist, chaque ligne a une petite croix ✕ « non concerné » pour ignorer durablement l'alerte (ex. un contrat que vous ne comptez pas numériser) — elle se retrouve dans le volet « infos marquées non concerné » et se réaffiche d'un clic si besoin.

Une bannière « Compléter depuis les cartes grises » remplit d'un coup les champs vides depuis les cartes grises déjà scannées. La petite croix ✕ « non concerné » masque durablement une info qui ne s'applique pas (ex. véhicule étranger sans CT). Ces infos masquées se consultent et se réaffichent une par une (volet « N info(s) marquée(s) non concerné »), sans devoir tout réafficher.

Remplir sur place, en 1 clic Nouveau — chaque puce d'info manquante (ex. « Téléphone ✎ », « CO₂ ✎ ») s'ouvre directement en petit éditeur ici même : tu tapes, Entrée, c'est enregistré — plus besoin d'ouvrir la fiche et de chercher le champ. Le bouton « Remplir en rafale » enchaîne, lui, toutes les infos manquantes d'affilée.

Dès que vous complétez une info (dans la fiche, ou ici en rafale), elle disparaît immédiatement de la liste sur tous les écrans : la checklist et les fiches lisent la même source, plus de décalage entre « Suivi & alertes » et la fiche du véhicule. Le forfait leasing se règle dans Contrats : sa ligne renvoie directement au bon écran.

Le dernier onglet : au lieu de lister des faits, il vous dit quoi décider, classé par priorité et avec l'enjeu en euros. En haut, un bandeau récapitule « X décisions à prendre · jusqu'à Y € d'enjeu financier » (économies possibles + valeur à récupérer).

Ce qu'on y trouve : amendes à régler avant la majoration (avec l'économie chiffrée), fin de leasing proche (restituer ou renouveler), risque de pénalité kilométrique (montant évitable), véhicule fragile (score de santé critique), véhicule à vendre (valeur estimée à récupérer) et usages de carte carburant suspects à vérifier. Chaque carte a un bouton d'action qui mène droit au bon écran.

Rien à faire pour l'alimenter : tout est calculé automatiquement à partir de vos données. Quand il n'y a rien d'urgent, l'onglet affiche « Rien à décider pour l'instant ✅ ».

Coût d'usage — tout ce que la flotte a coûté « à rouler » : entretien, réparations, leasing, sinistres, carburant, péages/Ulys. Exclus : achat et cession du véhicule. ⚠️ Les sinistres sont comptés au « reste à charge » (coût − remboursement de l'assurance), pas au montant brut → le vrai coût pour l'entreprise. Idem pour le coût/km et le tableau TCO. (Les graphes « dépenses » et le KPI « Coût des sinistres = total réparations », eux, restent au brut.)

Achat véhicules — total des acquisitions (prix d'achat), volontairement séparé du coût d'usage.

Total TVS — taxe annuelle sur les véhicules de société pour toute la flotte possédée (barème 2026). « X véhicules soumis » = ceux réellement taxés (hors électriques à 0 €). Voir le glossaire pour le calcul.

Coût d'usage / km — combien coûte 1 km. Toujours calculé « à vie » (coût d'usage total ÷ km cumulé au compteur), même si vous filtrez une année.

Top dépense — la plus grosse facture unique d'usage de la période (hors achat), avec sa plaque et son fournisseur.

Deux encadrés : mois vs mois (tu choisis les 2 mois à comparer avec les sélecteurs en haut — par défaut ce mois-ci vs le mois dernier, le bouton ↺ remet les défauts) et cette année vs l'an dernier, avec la variation en % — ▲ en hausse (rouge), ▼ en baisse (vert). Basé sur les coûts d'exploitation (carburant, péages, entretien, réparations…), hors leasing / sinistres / achats.

Nb d'accidents — nombre d'accidents distincts : plusieurs factures d'un même véhicule espacées de ≤ 30 j = 1 seul accident. Le sous-titre « X factures » est le nombre brut de factures sinistre.

Coût des sinistres — somme des factures sinistre, hors devis (marqués « devis » ou détectés par les mots devis/proforma/estimation).

Conducteurs concernés — nombre de conducteurs nommés avec ≥ 1 accident. Les pastilles « Prénom · N accidents » listent chacun.

Base de calcul : « du réservoir à la roue » = CO₂ homologué (WLTP, champ V.7 de la carte grise) × 15 000 km/an. Électriques et hydrogène = 0 à l'usage. Périmètre : hors motos/utilitaires/engins et hors vendus.

CO₂ annuel estimé (t/an) — somme, sur les thermiques renseignés, de CO₂ (g/km) × 15 000, converti en tonnes.

Émissions moyennes (g/km) — moyenne des CO₂ sur les véhicules pris en compte (électriques comptés 0).

Flotte électrifiée (ex. 33/51) — % de véhicules électrique/hydrogène OU hybride. Le donut central affiche ce %.

CO₂ à compléter — véhicules thermiques sans valeur CO₂ ; la liste dessous est cliquable (bouton « ignorer » possible).

Un véhicule est « en règle » s'il remplit les DEUX critères : CT à jour (prochain CT non dépassé, ou document CT présent) ET assurance renseignée (champ assurance, ou prime, ou document assurance). Donut = % en règle (vert ≥ 90 %).

3 cartes cliquables = filtres : Véhicules en règle (X/Y), CT à traiter (dépassé/non renseigné), Assurance manquante. La ligne « À régulariser » liste les cas avec la raison ; chaque ligne a un bouton « ignorer » (ex. véhicule étranger).

Une ligne par véhicule, coût « pour rouler » (le prix d'achat est exclu, affiché à part). Colonnes :

Pourquoi « cumulé depuis l'achat » ? Pour que tout soit sur la même durée : le leasing et les factures comptent déjà toute la vie du véhicule, donc l'assurance et la TVS aussi (sinon on additionnait, par ex., 2,5 ans de leasing avec 1 an d'assurance et le coût paraissait trop bas). L'ancienneté est calculée depuis la date d'achat (ou, à défaut, la 1re mise en circulation).

Bouton Exporter (Excel/CSV) reprenant ces colonnes. Le classement « coût au km » (plus chères / moins chères) apparaît au-dessus, en « toutes années ».

🛣️ Km parcourus par conducteur Nouveau — un classement de qui roule le plus : pour chaque conducteur, on additionne les km de toutes ses affectations (km à la fin − km au début). Ces km viennent de ceux saisis sur chaque période (ou remplis automatiquement au changement de conducteur), sinon d'une estimation par états des lieux. Cas des leasings : comme ce sont des véhicules neufs confiés à leur premier conducteur, le compteur démarre automatiquement à 0 km → les km parcourus = le km actuel du véhicule, sans rien saisir. Autres véhicules (achetés) : on ne connaît pas leur km de départ, donc le compteur démarre au dernier relevé km connu (on compte à partir de là ; ça se fait tout seul, une seule fois). Tu peux toujours corriger le « km au début » à la main (crayon d'une période dans la fiche véhicule) si tu connais la vraie valeur — et une fois corrigé, modifier le véhicule ne le remet pas à zéro. Chaque ligne est cliquable vers la fiche du conducteur. C'est une mesure « à vie » (indépendante du filtre d'année).

Dépenses mensuelles — courbe orange du total TTC par mois. En année filtrée, une 2ᵉ courbe grise en pointillés superpose l'année précédente (si elle a des données). ⚠️ Cette courbe additionne toutes les factures (achats compris), donc elle ne recoupe pas le KPI « Coût d'usage ».

Répartition par type (donut par type de facture), Top 10 fournisseurs (barres), Coût par société (donut par propriétaire).

Coût de la flotte par période — total par année + plage de dates libre. ⚠️ Ce bloc est hors leasing et sinistres (différent du KPI « Coût d'usage » qui, lui, les inclut).

Deux exports en haut : Rapport de direction et Rapport RSE (imprimables).

▦ Cartes ou ☰ Tableau Nouveau — un sélecteur en haut à droite bascule l'affichage. La vue Cartes (par défaut) montre les véhicules en grandes bulles qui défilent par groupe (façon boutique d'applis) : en-tête coloré avec le logo de la marque (Peugeot, Porsche, Renault… ; une silhouette de voiture si la marque n'a pas de logo connu), la marque puis le modèle en dessous, le conducteur, la vraie plaque et le kilométrage. Clique une bulle pour ouvrir la fiche complète. La vue Tableau reste disponible d'un clic (colonnes déplaçables/masquables). Ton choix est mémorisé et te suit sur tous tes appareils.

3 compteurs (Total, Actifs, En entretien) qui s'adaptent au groupe choisi. Recherche (plaque/marque/modèle/chauffeur, sans accent), filtres de statut (Tous / Actifs / Entretien / À vendre / Vendus — les vendus cachés par défaut), et onglets de groupes (Siège, Commerciaux, Gov, International, Retail, Dépôt, À vendre, Non classé) — renommables/recolorables/masquables, et tu peux créer les tiens (Paramètres → Groupes). Colonnes déplaçables/masquables ; « Prochain CT » se colore selon l'urgence.

⭐ Épingler en favori — clique l'étoile au bout d'une ligne pour épingler un véhicule : il remonte tout en haut de la liste (repère par un liseré orange), sur toutes les vues. Pratique quand tu consultes toujours les mêmes véhicules. Reclique l'étoile pour le retirer. (Choix propre à ton poste.)

⚖️ Comparer deux véhicules — le bouton « Comparer » (en haut) ouvre un tableau côte à côte : kilométrage, coût au km, coûts d'exploitation cumulés, entretien de l'année, TVS, forfait leasing, prochain CT, valeur de revente estimée. Le plus avantageux (coût le plus bas, CT/valeur le plus favorable) est surligné en vert. Idéal pour décider lequel garder ou vendre.

🔀 Simulateur « conserver ou remplacer ? » Nouveau — dans la fiche d'un véhicule, le bouton « Ouvrir le simulateur » compare le coût de garder ce véhicule encore quelques années (entretien qui augmente + dépréciation) avec celui de le remplacer (achat neuf ou leasing). Tu choisis l'horizon (ex. 3 ans) et ajustes les chiffres (entretien annuel, revente actuelle, prix du neuf ou loyer). Le simulateur affiche les deux coûts totaux, surligne le moins cher en vert et conclut « Conserver / Remplacer semble ~X € moins cher sur N ans ». Estimation indicative, hors carburant/assurance (comparables des deux côtés).

📸 Importer une ou plusieurs cartes grises — bouton « Importer en lot » → « Cartes grises » en haut de la page Véhicules (ou dans le formulaire « Nouveau véhicule »). Dépose une pile de cartes grises → l'IA lit chaque carte (immat, marque, modèle, VIN, CO₂, puissance, carburant, masse, 1re immat, prochain CT). Pour chaque carte, Parc Pilot compare l'immatriculation et affiche l'état : 🔗 Rattacher (immat déjà connue → la carte grise est rattachée à la fiche existante, aucun doublon, et complète les champs encore vides), ➕ Nouveau (immat inconnue → une fiche est créée), ✓ Déjà à jour (la carte grise est déjà sur la plateforme). La carte grise est enregistrée sur la plateforme (donc visible aussi dans le QR conducteur → Mes documents). 👉 Idéal pour (ré)importer toute la flotte d'un coup sans créer de doublon.

🗒️ Importer des cartes mémo (en lot) — même principe : dépose une pile de cartes mémo. Chaque mémo est rattaché à la bonne fiche d'après l'immatriculation (lue dans le nom du fichier, sinon Parc Pilot la lit par IA, sinon tu la corriges dans le tableau), enregistré sur la plateforme et visible dans le QR conducteur → Mes documents. Aucun doublon (« ✓ Déjà présent » si le véhicule a déjà un mémo). Un mémo dont l'immatriculation ne correspond à aucun véhicule affiche « ⚠ Véhicule introuvable » (importe d'abord sa carte grise, ou corrige l'immat).

Importer (Excel) — colle un tableau depuis Excel/Google Sheets (avec la ligne d'en-têtes) → les colonnes sont reconnues automatiquement et les véhicules créés/mis à jour. Une case vide n'écrase jamais une valeur existante ; un ré-import du même véhicule met à jour au lieu de dupliquer.

Les listes de la fiche (Carnet d'entretien, Notes/journal…) n'affichent que 5 lignes, avec un bouton « Voir tout (X de plus) » pour dérouler. Un document intégré (carte grise / mémo assurance) retiré de la fiche peut être réaffiché via le volet « N document(s) intégré(s) masqué(s) ».

Nouveau véhicule = un vrai parcours d'entrée : à l'enregistrement, une checklist te rappelle ce qui reste (scanner la carte grise, planifier le 1er CT, attribuer un conducteur, souscrire l'assurance, commander carte carburant + badge). Passer un véhicule à « vendu » déclenche la checklist de cession : résilier l'assurance, certificat + code de cession, retirer la carte carburant, clôturer le leasing, désassigner le conducteur, remettre les documents. Les dates d'entrée et de cession sont mémorisées.

En-tête + instruments : immat (bouton copier), cadrans (Kilométrage, Carburant, Prochain CT, Dernière révision, TVS de l'année, + coût de l'année / loyer selon le véhicule). Flèches précédent/suivant.

🔧 Dernière révision — et sa correction en 1 clic Nouveau — le cadran « Dernière révision » (à côté du Prochain CT) affiche la date et le kilométrage de la dernière vraie révision et la facture qui l'a fixée (clique le nom 🧾 pour ouvrir la facture). Le km affiché est celui lu sur la facture de révision quand elle existe (sinon le dernier km relevé) — même valeur dans la fiche, le détail et l'export. La plateforme ne compte comme révision que les vraies révisions (révision, vidange, service constructeur) — une géométrie, un pneu ou une clim ne fait plus « sauter » la date. Si elle se trompe malgré tout : clique « ✕ Pas une révision » sous le cadran → la facture est exclue et la date recalculée aussitôt. Dans le Carnet d'entretien, chaque facture a un petit repère : 🔧 Révision ✕ (en vert = comptée, clique pour la retirer) ou + Révision (clique pour marquer une facture que la plateforme aurait ratée). Ta correction est mémorisée et suit sur tous tes appareils — même un ré-import de la même facture respecte ton choix. À chaque import de facture qui met à jour la révision, un bandeau vert te le dit (jamais de changement en silence).

TVS — Taxe sur les Véhicules de Société, calculée automatiquement (barème 2026 : taxe CO₂ + taxe polluants). Voir le glossaire.

🛡️ Assureur du véhicule Nouveau — la fiche (et son PDF) affichent l'assureur rattaché à CE véhicule. Quand tu as plusieurs assureurs (réglés dans Contrats → Assurance), c'est le bon nom qui s'affiche pour chaque voiture — plus un assureur unique pour toute la flotte. S'il n'y a pas encore d'assureur rattaché, la fiche montre l'assureur par défaut (ou « Assurance » générique) : va dans Contrats → Assurance pour l'associer.

Stationnement Paris (badge coloré) — croise motorisation, masse (champ G ≤ 2 t) et immatriculation : Gratuit (véhicule basse émission léger immatriculé en France), Gratuit sous démarche (étranger éligible), Payant (thermique/hybride non rechargeable, ou > 2 t), À vérifier (masse inconnue). Basé uniquement sur les critères officiels de la Ville de Paris.

Suivi leasing — Forfait km contractuel et projection en fin de contrat (au rythme réel), avec un badge de couleur selon le risque de dépassement. Loyer courant = offre + avenants. Voir le glossaire. Nouveau Deux barres de progression s'affichent dans la fiche : Contrat réalisé (temps écoulé) et Kilométrage consommé (rouge si dépassement projeté). C'est un affichage des mêmes chiffres — aucun calcul nouveau.

Restitution leasing — checklist des frais à prévoir au retour (pneus, carrosserie, km dépassé, manquants, nettoyage) avec un total estimé.

État des lieux — historique daté d'inspections 📥 Entrée / 📤 Sortie (km + note + photos/fichier PDF). Un seul formulaire enregistre l'inspection ET ses pièces d'un coup. Nouveau Le conducteur peut aussi faire l'état des lieux depuis le QR de la voiture (photos à la prise ET à la restitution) en indiquant le kilométrage : ça remonte le km du véhicule, s'ajoute à cette frise, et te prévient (alerte + onglet Sinistres).

✍️ Signer l'état des lieux SUR PLACE (nouveau) Nouveau — dans le bouton « État des lieux » de la fiche véhicule (utilisable sur téléphone) : tu remplis tout le PDF (employé, immat, km, état carrosserie/intérieur/accessoires), tu prends les photos avec l'appareil photo, puis dans « Signature électronique » tu choisis « ✍️ Signer maintenant, sur place ». À la remise, le conducteur signe au doigt sur ton téléphone, puis toi pour la société → le PDF signé est généré tout de suite, rangé dans les Documents du véhicule, et une copie part par e-mail si l'adresse est connue. Tout se fait en une fois, idéal pour un nouveau conducteur. Signer au doigt = signer à la souris, c'est identique. L'autre choix, « Envoyer un lien de signature », reste disponible quand le conducteur n'est pas là (il signe à distance, plus tard).

Km parcourus par conducteur Nouveau — dans l'historique des conducteurs de la fiche, chaque période affiche les « N km parcourus » = km de la restitution − km de la prise (d'après les états des lieux). Période en cours = km actuel.

📋 États des lieux par conducteur Nouveau — sous la section « État des lieux » de la fiche véhicule, un bloc « États des lieux par conducteur » relie chaque EDL (remise 📥 / restitution 📤) à la période d'affectation qui le contient : tu vois, période par période, quel conducteur avait la voiture et ses états des lieux (photos cliquables + PDF signé). C'est calculé tout seul à partir des dates (aucune ressaisie), et ça marche aussi sur l'historique déjà en place. Les mêmes EDL apparaissent désormais aussi sur la fiche du conducteur (section « États des lieux »).

📱 QR « état des lieux » Nouveau — dans la fiche véhicule, le bouton « QR état des lieux » génère un QR (à imprimer / envoyer) qui amène le conducteur directement sur l'écran état des lieux du portail : il prend les photos à la prise puis à la restitution et saisit le kilométrage. L'EDL est alors relié tout seul au conducteur affecté et à sa période → il remonte sur la fiche véhicule ET la fiche conducteur (voir ci-dessus). Le QR véhicule classique donne aussi accès à l'état des lieux (via le menu), ce QR-ci ouvre juste l'écran EDL en un scan.

Km au début / à la fin de chaque affectation Nouveau — chaque période de l'historique des conducteurs a maintenant, à côté des dates Début / Fin, un champ Km au début et Km à la fin. Automatique : quand tu affectes ou changes le conducteur d'un véhicule, le km au compteur du moment est enregistré tout seul (km de fin de l'ancien conducteur = km de début du nouveau). Tu peux aussi les saisir/corriger à la main (crayon d'une période, ou « Ajouter une période à la main »). Le « N km parcourus » utilise en priorité ces km saisis (km fin − km début) ; s'ils manquent, il retombe sur l'estimation par états des lieux. Ces km apparaissent aussi dans la fiche conducteur (historique des véhicules conduits).

📋 État des lieux — remise ET restitution Nouveau — quand tu affectes un conducteur à un véhicule, le site te propose de générer l'état des lieux (aussi dispo via le bouton « État des lieux (remise) » dans « Conducteurs — historique » de la fiche). En haut du formulaire, tu choisis le Type : 📥 Remise (entrée) ou 📤 Restitution (sortie) — le même outil sert quand tu rends le véhicule. Un formulaire pré-rempli (employé, modèle, immat, km, date) te laisse noter l'état (carrosserie, rayures, pneus, intérieur, accessoires…).
📷 Photos : le bouton « Ajouter des photos » (appareil ou galerie) joint des photos de l'état du véhicule — elles apparaissent dans le PDF ET se rangent dans la fiche (section État des lieux, bloc Entrée pour une remise / Sortie pour une restitution, comme les photos envoyées par le conducteur via le QR). Fortement recommandé à la restitution pour prouver l'état du véhicule.
📎 Reprendre les photos déjà enregistrées : si le véhicule a déjà des photos d'état des lieux, un bouton « Reprendre les N photos déjà enregistrées » apparaît — pratique pour un premier état des lieux sans tout re-photographier. Pour un nouveau conducteur, ne clique pas dessus : prends de nouvelles photos (celles de l'ancien conducteur ne sont pas reprises automatiquement).
✍️ Signature électronique : un menu « Signature électronique » propose 3 modes :

• Signature intégrée Parc Pilot (par défaut, recommandé) — chacun reçoit un lien par e-mail, signe au doigt/souris en ligne, et dès que tout le monde a signé, le PDF signé revient tout seul dans la fiche (section Documents). Aucun prestataire, aucune limite, gratuit.
  ➡️ Signature dans l'ordre Nouveau : quand un signataire société est renseigné, c'est TOI (gestionnaire) qui signes d'abord — tu vérifies que tout est OK — et le salarié reçoit son lien automatiquement juste après ta signature (il ne peut pas signer avant toi). Une notification te confirme « signé — transmis au salarié ». S'il n'y a pas de signataire société, le salarié reçoit le lien tout de suite (comme avant).
• Aucune — le PDF part simplement en pièce jointe pour une signature manuelle (comme avant).
• Yousign — signature via Yousign (nécessite que ton compte Yousign soit activé, voir l'administrateur).

Le signataire société (le titulaire qui signe côté entreprise) se règle une fois par société dans Paramètres → Société (« signataire société ») et se pré-remplit ici. Par défaut, si tu ne mets rien, le signataire = le nom de ta société et l'e-mail d'envoi des amendes (souvent la même personne) — tu vois donc toujours une valeur, tu la modifies si le signataire est quelqu'un d'autre. Les e-mails (celui de l'employé et celui du signataire société) sont pré-remplis automatiquement à partir de la fiche conducteur / de ton compte, et tu peux les modifier avant l'envoi si besoin.
✏️ Personnaliser le message de l'e-mail Nouveau — le texte de l'e-mail de demande de signature se règle dans Paramètres → Société (« Modèle e-mail — demande de signature »). Tu peux y mettre les balises {prenom}, {immat}, {modele}, {date} ; le beau bouton « Signer le document » et le rappel du véhicule sont ajoutés automatiquement (mise en page soignée, ton logo).
🔔 Suivi des signatures Nouveau — dès qu'une personne signe, tu reçois une notification (« Signature reçue », en précisant combien il en reste), et une notification « État des lieux signé » quand tout le monde a signé. Tant qu'il manque au moins une signature, une alerte « N états des lieux à signer » s'affiche dans Suivi & alertes et sur le tableau de bord : déplie-la pour voir qui n'a pas encore signé, chaque ligne mène à la fiche du véhicule.
📩 Copie signée envoyée à tout le monde Nouveau — quand les deux parties ont signé, un e-mail récapitulatif part automatiquement au gestionnaire ET au salarié avec le PDF signé en pièce jointe (+ bouton de téléchargement). Le PDF signé arrive aussi dans les Documents de la fiche. Sur la page de signature, le dernier signataire voit un bouton « Télécharger l'état des lieux signé » tout de suite. Le PDF signé indique, sous chaque signature, la date et l'e-mail du signataire.
✗ Refuser de signer (avec motif) Nouveau — sur la page de signature, en dessous de « Je signe le document », le signataire peut cliquer « Je refuse de signer » : il doit alors saisir un motif obligatoire (ex. rayure non mentionnée, km incorrect). En confirmant, la demande est annulée (plus aucune relance) et tu reçois une notification push + une alerte rouge « état des lieux refusé » dans Suivi & alertes, avec le motif et qui a refusé. À toi de corriger et de renvoyer un nouvel état des lieux.
En 1 clic il produit un PDF au ton de ta société (ton logo), l'enregistre dans les Documents du véhicule, et l'envoie par e-mail à l'employé (copie selon ta config). Chaque société utilise son propre logo automatiquement. Astuce processus : à la restitution, choisis « Restitution », ajoute les photos, puis « Enregistrer + envoyer » — tu as une trace datée signée des deux côtés.

Documents — carte grise, assurance, contrôle technique, PV, code de cession, contrat leasing, facture d'achat, état des lieux, autre. Stockés en ligne, lisibles de partout. Nouveau Les contrats de leasing téléversés depuis l'onglet Contrats apparaissent aussi ici, sous « Contrat leasing/location » (mention « géré dans Contrats ») — les retirer d'ici les enlève aussi de Contrats (une seule source). Le PDF d'état des lieux s'affiche simplement « État des lieux » (la date d'ajout figure en dessous).

Un seul document par catégorie Nouveau — pour les documents « uniques » (carte grise, carte mémo, assurance, contrôle technique, code de cession, contrat, facture d'achat), en importer un nouveau remplace l'ancien (pas de doublon qui s'empile). Les catégories qui peuvent être multiples (état des lieux, PV, autre) ne sont pas concernées. Côté QR conducteur → Mes documents, le salarié ne voit que la carte grise et la carte mémo (les autres restent internes au gestionnaire). Si d'anciens véhicules ont encore plusieurs cartes grises/mémo, une alerte « Documents en double » apparaît dans Suivi & alertes → 📝 À compléter : tu peux voir chaque document et supprimer ceux en trop d'un clic.

Notes / journal — notes datées avec l'heure et l'auteur (qui a écrit la note) : tape ton texte et fais Entrée (ou « Ajouter »). Idéal pour garder la mémoire du véhicule (« pneus changés le… », « rendu par… »). + n° de carte carburant, fournisseur, badge télépéage. Historique / frise : toute la vie du véhicule (immat, factures, entretiens, sinistres, amendes, états des lieux, CT, pneus, changements de conducteur datés), en lecture seule.

👤 Historique d'affectation daté Nouveau — chaque fois que tu changes le conducteur d'un véhicule, la plateforme le note automatiquement avec la date : « qui a conduit ce véhicule, et de quand à quand ». La fiche véhicule a une section dédiée « Conducteurs — historique » (juste au-dessus des documents) qui liste chaque personne avec sa période (du … au …, ou « actuel » en vert). La date d'entrée du conducteur actuel s'affiche aussi discrètement à côté de son nom en haut de la fiche (« · depuis le … »). Si tu n'as jamais saisi de date d'entrée, la plateforme prend par défaut la 1re mise en circulation du véhicule — tu peux la corriger d'un clic (crayon) et elle se met à jour à chaque changement de conducteur. ⚠️ Cette liste est conservée même quand tu retires le salarié du véhicule : retirer le conducteur ferme simplement sa période (date de sortie) sans effacer la trace. ✏️ Tu peux corriger les dates à la main (crayon sur chaque ligne) — utile pour renseigner une date de début que la plateforme ne connaît pas (« depuis l'origine ») — ou « Ajouter une période à la main » pour saisir une affectation passée dont tu te souviens. Ça apparaît aussi dans la frise du véhicule (icône 👤) et dans la fiche du conducteur (carte « Historique d'affectation »). Rien à saisir : c'est rempli tout seul.

Coût au km — dans le bloc « Coût total », l'app affiche un €/km = tous les frais d'exploitation cumulés (carburant, péages, entretien, réparations…) ÷ le kilométrage au compteur. C'est l'indicateur clé pour comparer le coût réel d'un véhicule à un autre. (Voir le glossaire.)

📩 Demander le km par mail Nouveau — plus besoin de courir après les chauffeurs pour relever les kilométrages. Dans la fiche véhicule (bloc « Relevé kilométrique », sous Entretien & échéances), le bouton « Demander le km » envoie au chauffeur un e-mail avec un lien personnel. Il clique, une petite page s'ouvre (déjà remplie avec sa plaque, et rappelant le dernier km connu ainsi que la date de son dernier relevé — celle-ci apparaît à partir du premier relevé daté), il tape son kilométrage et valide en un clic — c'est enregistré automatiquement dans la fiche du véhicule (le km ne peut que monter, jamais descendre). La fiche affiche ensuite le statut : ⏳ demande envoyée le… puis ✅ km reçu le… : … km. Pour interroger toute la flotte d'un coup, le bouton « Demander le km par mail » en haut de la liste envoie la demande UNIQUEMENT aux chauffeurs qui n'ont PAS ENCORE RÉPONDU : les véhicules déjà à jour (relevé reçu récemment) sont automatiquement ignorés — on ne relance donc jamais quelqu'un qui a déjà donné son km. Les chauffeurs sans e-mail sont aussi ignorés et signalés. ⚠️ Il faut que le conducteur ait un e-mail dans sa fiche (sinon le bouton le rappelle — et l'onglet Alertes → « À compléter » liste les conducteurs sans e-mail). Réservé à l'administrateur et au gestionnaire.

✏️ Corriger / saisir le km à la main Nouveau — dans Contrôle → Relevé KM, clique une ligne pour la déplier : sous l'historique, un champ « Corriger / saisir le km » permet d'entrer toi-même le kilométrage (par ex. si tu l'as relevé au téléphone). Ça met à jour la fiche du véhicule ET l'historique d'un coup, le véhicule passe « à jour », et c'est synchronisé sur tous tes appareils. Tu peux même corriger à la baisse (faute de frappe) : l'app te demande confirmation. Réservé à l'administrateur et au gestionnaire.

🔧 « Une facture bloque ce km » Nouveau — le km affiché ne peut jamais descendre sous le km de la dernière révision (celui lu sur une facture d'entretien). Si tu saisis un km plus bas et que le compteur « remonte » tout seul à une autre valeur, c'est qu'une facture a un km trop élevé (souvent une erreur de lecture / OCR). Désormais, quand tu saisis un km bloqué, une fenêtre s'ouvre et te montre exactement quelle facture pose problème (fournisseur, date, n°, km) — tu peux corriger son km ou le vider directement là, puis enregistrer ton relevé. Plus besoin de chercher la facture à la main.

📧 Le mail montre toujours le km le plus à jour — quand un chauffeur ouvre son lien de relevé, la page lui rappelle le dernier km connu. Cette valeur est toujours la plus récente : si tu corriges le km entre-temps (à la main ou via un autre relevé), le chauffeur voit la bonne valeur, jamais une ancienne.

🔔 Demande ET relance de km 100% automatiques Nouveau — tu n'as plus rien à cliquer : le site s'occupe de tout.

• 1re demande automatique — dès qu'un véhicule est en retard de relevé (selon le délai « Rappel km à faire », défaut 45 j), le site envoie tout seul la demande de km à son chauffeur par mail. L'e-mail est pris sur la fiche conducteur (jamais inventé ; si un prénom est partagé par plusieurs personnes sans nom de famille, il n'envoie pas, pour ne pas écrire au mauvais salarié).
• Relances automatiques — si le chauffeur ne répond pas, le site relance tout seul tous les X jours (« Relance auto par mail si sans réponse », défaut 7 j), jusqu'à quelques rappels (max ~4), puis il s'arrête pour ne pas harceler et te laisse la main.
• Arrêt immédiat dès réponse — la demande/relance s'arrête net dès que le km arrive (mail, QR, ou saisie manuelle).

En parallèle, l'alerte « relance relevé km » reste dans Contrôle → Relevé KM et sur le tableau de bord pour voir qui ne répond toujours pas ; tu peux aussi relancer immédiatement en 1 clic sans attendre. Tout est par société (chaque société part de sa propre adresse d'envoi) et ne concerne que les véhicules suivis (pas ceux à vendre / hors flotte, ni ceux décochés du suivi km). ⚙️ Activation technique par l'administrateur (planification côté serveur) — une fois en place, tout roule sans intervention.

📲 Un relevé donné au QR compte comme une réponse Corrigé — quand un conducteur scanne directement le QR de sa voiture et saisit son km (sans passer par le lien du mail), c'est désormais bien compté comme s'il avait répondu à la relance : le véhicule passe « à jour » et sort des « à relancer ». Ça vaut même pour un véhicule sans conducteur / sans e-mail (donc sans mail possible), dès l'instant où tu as « demandé le km » — c'est-à-dire dès que tu as envoyé une relance ou fixé la date de cycle « Tout le monde redonne son km à partir du… ». (Un relevé donné au QR avant que tu demandes quoi que ce soit ne compte pas, pour ne pas fausser le suivi.)

🔕 Ne plus suivre le km d'un véhicule Nouveau — pour certains véhicules tu ne veux jamais qu'on te réclame le km. Deux endroits (liés automatiquement, c'est le même réglage) : dans la fiche véhicule, le bouton « 🔕 Ne plus suivre le km » à côté de « Demander le km » ; et dans Contrôle → Relevé KM, le bouton « Configurer » ouvre la liste de tous les véhicules à cocher / décocher (avec « Tout cocher / Tout décocher »). Un véhicule décoché disparaît du suivi, ne compte plus dans « manquants », ne reçoit plus de demande ni d'alerte. Tu peux le recocher à tout moment. Réglage synchronisé sur tous tes appareils.

🇫🇷🇬🇧 E-mails en français OU en anglais (automatique) Nouveau — chaque conducteur a une langue dans sa fiche (Conducteurs → Modifier → « Langue du conducteur », français par défaut). Les e-mails de relevé km et d'amendes partent automatiquement dans la bonne langue — même quand tu envoies à toute la flotte d'un coup : chaque personne reçoit son e-mail en français si sa langue est le français, sinon en anglais (un conducteur réglé en italien, espagnol, allemand ou chinois reçoit donc l'e-mail en anglais). L'en-tête de l'e-mail km affiche désormais proprement le prénom, le nom, le poste et la plaque.

Infos techniques (version, couleur, VIN copiable, CO₂, puissance fiscale, masse, autonomie, valeur de revente estimée…), Clés & carte grise (qui détient quoi), Coût total (avec budget annuel et jauge de dépassement).

📱 QR véhicule = Portail conducteur Nouveau — le bouton « QR véhicule » (en bas de la fiche) génère UN seul QR permanent, propre à ce véhicule, à imprimer et coller une fois dans la voiture. Le conducteur le scanne quand il veut → un vrai mini-espace conducteur (sans application à installer), avec la plaque affichée et un menu :

• 🚗 Mon véhicule — modèle, carburant, kilométrage, prochain contrôle technique, prochaine révision (date + km) pour que le conducteur anticipe l'entretien, mise en circulation (en temps réel, aucune donnée personnelle). L'échéance de révision est calculée avec la même règle que l'app (intervalle km/mois des Paramètres).
• 📸 Relever mon kilométrage — page déjà verrouillée sur SON véhicule (impossible de se tromper), il saisit uniquement le km → enregistré tout seul, remonte dans Contrôle → Relevé KM.
• 📄 Mes documents — la carte grise et les autres documents de ce véhicule (bouton « Voir »), plus une fiche Assurance & assistance (assureur, n° de police, numéro à appeler, notice). ⚠️ Ce sont ceux de l'assureur rattaché à CE véhicule (réglés dans Contrats → Assurance) : deux voitures d'assureurs différents montrent chacune leur bon numéro et leur bonne notice. Seuls les documents hébergés sur la plateforme s'affichent (plus de Google Drive).
• 💥 Déclarer un sinistre / problème — une explication + une fiche réflexe 5 étapes (accident) + bouton Appeler l'assistance. En dessous, un formulaire (date, lieu, circonstances, tiers, blessés, photos). En l'envoyant, la demande arrive directement dans ton onglet Sinistres (bandeau « Demandes conducteur ») et tu es prévenu par une pastille rouge sur le menu Sinistres. Plus besoin d'e-mail.
• 📝 Remplir le constat amiable EN LIGNE Nouveau — depuis « Déclarer un sinistre », le conducteur peut remplir un constat directement sur son téléphone. Son véhicule (A) est déjà pré-rempli (nom, prénom, téléphone du conducteur, véhicule, immatriculation, assureur, n° de police — pas besoin de les retaper, tout reste modifiable) ; pour chaque véhicule il indique aussi l'adresse (domicile ou société) et le point de choc en touchant l'endroit du choc sur un petit schéma (voiture ou moto, vue de dessus) ; il complète l'accident (date, rue et ville séparées, blessés, témoins), l'autre véhicule (B) — les immatriculations passent automatiquement en MAJUSCULES —, les circonstances (les cases officielles, à cocher pour A et/ou B), des observations, une maquette / croquis de l'accident à dessiner au doigt (les routes, la position des véhicules A et B, les flèches — comme sur un vrai constat, bouton « Effacer »), des signatures au doigt (conducteur A et conducteur B, chacune avec un bouton « Effacer » pour recommencer) et des photos (dégâts, papiers de l'autre). Ensuite : « ⬇️ Télécharger le constat (PDF) » (il garde son exemplaire, signatures comprises) et/ou « 📨 Envoyer au gestionnaire » (tu reçois le constat complet + les photos + les signatures dans ton onglet Sinistres). L'ancien bouton « constat vierge » à imprimer reste disponible en dépannage.
• 📋 États des lieux Nouveau — le conducteur voit les photos déjà enregistrées (rangées en deux blocs : 📥 À la prise du véhicule et 📤 Restitution) et peut lui-même ajouter des photos en choisissant le moment avec un petit sélecteur « À la prise / Restitution » : à la prise en main (état d'entrée) comme à la restitution (état de sortie). Ses photos se rangent automatiquement dans le bon bloc de la fiche véhicule (section État des lieux).
• 🎫 Mes amendes Nouveau — le conducteur voit ses amendes (celles à son nom) : montant et numéro d'avis, avec la date, le motif et le statut (payée / à payer) + un total. Pas de PDF ni de pièce jointe, juste la liste — pour qu'il sache ce qu'il a eu. En haut de l'onglet, un 🏆 « Hall of Fame des amendes » de la flotte (top 5, les conducteurs avec le plus d'amendes en tête, n°1 = le plus d'amendes) — prénom seul + rang, sans montant ni points (respect de la vie privée) ; le conducteur y voit sa propre position en surbrillance.
• 🏷️ À vendre (annonce) Nouveau — cet onglet n'apparaît que si le véhicule est « à vendre ». Il devient une vraie petite annonce pour un acheteur : les photos défilent en grand (façon album — ce sont les photos des états des lieux déjà enregistrées, avec compteur « 1 / N » ; touche une photo pour la voir en plein écran) et les caractéristiques (marque, modèle, 1re immat, km, carburant, boîte, couleur). Un bouton « 💬 Ce véhicule m'intéresse » ouvre le formulaire de contact déjà prérempli (« je suis intéressé par ce véhicule… ») → ta demande arrive directement au gestionnaire. Jamais le prix ni les coûts internes — pour le prix, on invite à contacter le gestionnaire. Astuce : plus tu ajoutes de photos dans les états des lieux du véhicule, plus l'annonce est belle.
• 🏷️ Véhicules à vendre (liste) Nouveau — une rubrique du menu (visible en scannant n'importe quel QR véhicule) qui liste toutes les voitures en vente de la société : photo, marque/modèle, plaque et prix. Un collègue clique une voiture → il ouvre son annonce complète (photos + caractéristiques + prix + boutons Appeler/SMS). Pratique pour faire circuler les véhicules à vendre en interne. La liste se met à jour toute seule selon les véhicules au statut « à vendre ».
  🔳 Bouton « QR codes » (galerie glissante) Nouveau — sur la page Véhicules, un seul bouton « QR codes » ouvre une galerie qui glisse avec tous les QR utiles (d'autres s'ajouteront au fil du temps) : (1) « Véhicules à vendre » — un QR à imprimer/partager (vitrine, réseaux, annonce…) qui ouvre directement la liste de tes véhicules à vendre, sans passer par une voiture et sans le prix (le prix reste dans l'app) ; (2) « Tous les véhicules » — un PDF avec le QR de chaque véhicule (à coller dans chaque voiture). Chaque carte a ses boutons (Imprimer / PNG / Télécharger). Le QR « à vendre » reste valable dans le temps : la liste s'actualise toute seule.
• 📖 Guide du véhicule Nouveau — un guide conducteur clair (bien utiliser le véhicule, entretien & propreté, carburant/recharge/péage, stationnement, que faire en cas de pépin), bilingue FR/EN. Si tu as saisi des règles d'entreprise (Paramètres → Société → Portail, champ règles), elles apparaissent en tête de ce guide.

Un seul autocollant par voiture, valable à vie : les nouvelles fonctions s'ajoutent toutes seules au menu, tu ne recolles jamais rien. Le bouton « retour » du navigateur ramène au menu du portail (au lieu de quitter la page). Boutons Imprimer et PNG disponibles — le PNG téléchargé reprend exactement le même modèle que l'impression (logo de la société, « Société — plaque », modèle du véhicule autour du QR), prêt à imprimer ou à envoyer.

Total amendes (nombre + montant cumulé), À payer (nombre + euros dus), Payées (nombre + euros réglés), Points retirés (cumul des points de permis perdus).

Un avis a 3 tarifs, lus par l'IA au scan : le minoré (paiement rapide, le plus petit), le forfaitaire, le majoré (le plus gros, si on paie en retard). L'app enregistre comme « à payer » le minoré — jamais le majoré. Le majoré ne s'applique que si vous passez l'amende en « majorée ».

⚠️ Bandeau « À vérifier » Nouveau — comme l'IA peut se tromper d'un chiffre sur un long numéro, un bandeau jaune « À vérifier » apparaît (sur l'écran de scan et dans la fiche de l'amende) dès qu'une incohérence typique est détectée : n° d'avis manquant, n° de télépaiement hors du format officiel (14 à 18 chiffres — un chiffre manque ou en trop), clé ≠ 2 chiffres, montant anormalement élevé ou qui ne correspond à aucun des 3 tarifs lus, ordre minoré < forfaitaire < majoré non respecté, points hors 0–6, ou date incohérente (infraction dans le futur, date limite avant l'infraction). C'est un simple rappel non bloquant : rien n'empêche d'enregistrer, il suffit de jeter un œil et de corriger le champ concerné (cliquable) si besoin.

⏰ Échéance dépassée Nouveau — quand la date limite du tarif de départ est passée et que l'amende est toujours à payer, une alerte « échéance dépassée (risque de majoration) » apparaît dans Suivi & alertes (regroupée, dépliable). ⚠️ Parc Pilot ne gonfle PAS le montant tout seul : le montant affiché reste le tarif de départ tant que vous n'avez pas importé le vrai avis de majoration (l'administration ne l'envoie pas toujours). L'alerte vous invite juste à payer vite et à vérifier si un avis majoré est arrivé.

Montant réellement payé — sur une amende payée, cliquez le montant pour saisir la somme exacte payée (remise, arrangement). C'est ce montant qui prime ensuite dans tous les totaux (règle : payé réel > majoré > montant de départ).

Statuts : À payer (rouge), Payée (vert), Contestée (bleu), Désignée (violet = conducteur désigné, plus à votre charge). Points déduits automatiquement du motif (téléphone 3, feu rouge 4, stop 4, vitesse selon dépassement) — une case « amende étrangère » coupe le retrait. N° d'avis, n° de télépaiement + clé (avec boutons copier) pour payer en ligne.

Désignation — indique à l'ANTAI qui conduisait (l'amende n'est plus à la charge de l'entreprise). Le bouton « Désigner » envoie un e-mail au conducteur ; joindre le justificatif passe l'amende en « désignée ». Astuce : le justificatif de désignation compte que tu l'ajoutes via le bouton « Désigner » ou via « Ajouter un document » (libellé « Justificatif de désignation » / « Avis après désignation ») — dans les deux cas l'amende passe automatiquement en « désignée », sans redemander de pièce. 3 modèles d'e-mail personnalisables (demande de paiement / de désignation / relance), avec le prénom ({prenom}) et la plaque ({plaque}) insérés automatiquement — modifiables dans Paramètres → Société. 🇬🇧 Version anglaise Nouveau : 3 modèles EN en plus. Si le conducteur est en anglais (fiche Conducteur → « Langue des e-mails »), l'e-mail part en anglais — même en envoi groupé, chacun dans sa langue. ✉️ Mise en page soignée Nouveau : chaque e-mail part avec un bel en-tête (nom/logo de ta société, la plaque en grand, le destinataire, le montant et le n° d'avis) et un pied de page « Ta société · via Parc Pilot ».

Relancer — envoie automatiquement, en un clic, une relance dans le fil du 1er e-mail envoyé pour cette amende (même conversation chez le destinataire, objet « Re: … »). Le texte vient du modèle « relance » (modifiable dans Paramètres).

Envoi groupé (sélection multiple) — coche plusieurs amendes (ou « Tout sélectionner ») : la barre propose « Envoyer les demandes de paiement » (1ᵉʳ e-mail à chaque conducteur) et « Relancer les paiements » (relance dans le fil de chacun). Un seul clic envoie tout, avec l'avis en pièce jointe pour chaque amende. Un récapitulatif final liste ce qui est parti et ce qui a été ignoré (amende sans e-mail conducteur ou sans avis PDF — on n'envoie jamais sans pièce jointe). Idéal en fin de mois pour traiter toutes les amendes « à payer » d'un coup.

📎 L'avis en pièce jointe (garanti) — quand un scan de l'avis est présent sur l'amende, il part en pièce jointe PDF du mail. Le destinataire (salarié en voiture de fonction) l'ouvre directement dans sa boîte mail, sans aucun compte. Il n'y a plus de lien dans le message (l'avis n'est plus accessible publiquement). Sécurité anti-oubli : si le PDF ne peut pas être préparé, l'e-mail n'est PAS envoyé et un message d'erreur s'affiche — on n'envoie jamais une amende sans son avis. Si l'amende n'a pas encore de scan, l'app te prévient avant d'envoyer sans pièce jointe.

Site officiel adapté au type d'amende (dans « Paiement en ligne » de la fiche) — la plateforme reconnaît d'elle-même si l'amende est un FPS (forfait post-stationnement) ou un avis de contravention, et affiche uniquement le bon lien : un FPS renvoie vers stationnement.gouv.fr ; une contravention vers amendes.gouv.fr (+ le lien désignation ANTAI, qui n'apparaît pas sur un FPS puisqu'on ne désigne pas un FPS). Fini le doublon « payer un FPS » sur une amende classique. Tu copies le n° de télépaiement / la clé juste au-dessus, puis tu les colles sur le site. (Comment c'est décidé : mention « forfait post-stationnement / FPS » → FPS ; sinon, présence d'un n° de télépaiement → contravention ; un « stationnement gênant/interdit » est une contravention, pas un FPS.)

Scan IA d'un avis — pré-remplit n° d'avis, motif, date, points, les 3 montants, la plaque, le n° de télépaiement et la clé (cas particulier des FPS stationnement géré). Anti-doublon = même n° d'avis (deux stationnements le même jour sont donc acceptés). Podium des conducteurs les plus verbalisés.

Déclarer un sinistre (bouton en haut) : un formulaire pas-à-pas (véhicule, date, lieu, circonstances, tiers impliqué, dépôt du constat + photos) qui crée le dossier tout seul (statut « en attente ») et range les pièces dans le dossier du véhicule. Tu complètes le montant plus tard quand tu reçois la facture — un sinistre sans montant (aucun dégât) est parfaitement normal et compte 0 €. « Ajouter une facture sinistre » reste dispo pour scanner directement une facture de réparation.

📥 Demandes conducteur Nouveau — quand un conducteur déclare un sinistre ou un problème depuis le QR de sa voiture (Portail conducteur), sa demande arrive dans un bandeau en haut de cet onglet (avec ses photos) et une pastille rouge apparaît sur le menu Sinistres (elle se met à jour toute seule, même si tu es sur une autre page). Pour chaque demande tu peux : Créer le sinistre Amélioré — ouvre le formulaire déjà pré-rempli avec la déclaration (véhicule, date, lieu, circonstances, tiers) ; tu vérifies/complètes, et en créant le dossier les photos du conducteur sont rattachées automatiquement et la demande passe en « traité » toute seule. Sinon Marquer traité ou Supprimer. Les envois de photos d'état des lieux apparaissent aussi ici, avec l'étiquette 📋 État des lieux et un bouton « Voir le véhicule » (pas de « Créer le sinistre » : ce ne sont que des photos à archiver).

📸 Relevé KM & ❓ Questions du conducteur Nouveau — tu es prévenu automatiquement (bandeau « Demandes conducteur » + pastille rouge + alerte dans Suivi & alertes) dès qu'un conducteur, depuis le QR de sa voiture : relève son kilométrage (étiquette 📸 Relevé KM — le km est aussi appliqué à la fiche véhicule) ou te pose une question (nouveau bouton « Poser une question » du portail ; étiquette ❓ Question, avec sa photo éventuelle). Pour chacun : « Voir le véhicule », Marquer traité ou Supprimer. Ainsi rien ne passe inaperçu : accident, relevé km ou simple question, tu reçois toujours l'alerte.

📄 Rapport PDF pour l'assurance Nouveau — le bouton « Rapport PDF » génère en un clic un document PDF soigné, aux couleurs Parc Pilot (bandeau, logo, n° de dossier, pied de page). Il regroupe tout ce qu'attend l'assureur : la société déclarante (nom, SIRET, adresse, contact), le véhicule (immatriculation, marque & modèle, n° de série VIN, conducteur, assureur + n° de police du véhicule), les détails du sinistre (nature, date, lieu, tiers, blessés, circonstances) et toutes les photos intégrées — prêt à envoyer à ton assurance. Les photos sont regroupées en vignettes, et tout document PDF déposé sur le dossier (constat amiable, courrier de l'assureur, tout autre PDF) est ajouté en page pleine et bien lisible à la fin du rapport (une page A4 par page du document, le constat en premier) — ce sont des pièces jointes à part, pas comptées dans les vignettes « Photos ». Disponible à la fois sur la demande conducteur ET, à tout moment, sur le dossier sinistre déjà créé (même après l'avoir traité). Rien à ressaisir.

🚨 « J'ai un problème » — le conducteur est guidé Nouveau — depuis le QR de sa voiture, le conducteur ne tombe plus sur un simple formulaire : il choisit d'abord ce qui se passe (🚗 Accident · 🪟 Bris de glace · 🔧 Panne · 🛞 Pneu · ⚠️ Voyant allumé · 🔑 Clés · ❓ Autre). Selon son choix, l'app l'aide : un accident ou un bris de glace → réflexes accident + constat (comme avant) ; une panne / un pneu / des clés → le numéro d'assistance en avant (« Véhicule immobilisé ? Appelle d'abord l'assistance »). La nature choisie apparaît en tête de sa demande (« Pneu — … ») pour que tu voies tout de suite de quoi il s'agit. Le conducteur n'a rien à ressaisir (véhicule, assurance, assistance sont déjà connus). Traduit dans les 6 langues du portail.

Suivi d'un incident : À traiter → Assistance contactée → Intervention en cours → Résolu Nouveau — sur chaque demande de type sinistre ou problème, un petit menu « Suivi » te permet d'avancer l'incident étape par étape. L'étape en cours s'affiche sur la carte. Tant qu'il n'est pas Résolu, l'incident reste dans le bandeau « Demandes conducteur ». (Les relevés km, états des lieux et questions gardent le simple « Marquer traité ».)

Dossiers qui glissent sur mobile Nouveau — dans « Constats, photos & documents », la liste des dossiers par véhicule se fait glisser sur le côté sur téléphone (façon App Store) au lieu d'un long défilement ; sur grand écran elle reste en grille. La recherche en haut filtre toujours.

Retirer une pièce jointe ajoutée par erreur : dans la fenêtre « Déclarer un sinistre », chaque photo/constat que tu ajoutes apparaît en liste juste en dessous, avec un ✕ pour l'enlever avant de créer le dossier (tu peux aussi en rajouter d'autres). Une fois le dossier créé, tu supprimes une photo depuis le dossier « Constats, photos & documents » (le ✕ sur la vignette) et un document depuis la fiche de l'incident (icône corbeille).

Télécharger un constat (bouton à côté de « Déclarer un sinistre ») : télécharge en 1 clic un constat amiable d'accident vierge (à imprimer et garder dans la boîte à gants de chaque véhicule).

Tiers impliqué — une info par case : la plaque du tiers, l'assureur adverse et le conducteur adverse se saisissent dans des cases séparées (plus de champ fourre-tout), retrouvées dans le « Dossier assurance ».

Sélection multiple — coche la case en haut de chaque carte d'incident (ou « Tout sélectionner ») pour supprimer plusieurs incidents d'un coup (confirmation demandée ; supprime toutes les factures/devis de chaque incident coché).

Barre d'étapes : Déclaré → Envoyé assurance → Réponse assureur → Réparation → Remboursement → Clôturé, avec les dates clés et l'étape en cours mise en avant → tu vois d'un coup d'œil où en est chaque sinistre. Nouveau Ce bloc est replié par défaut (cartes plus courtes, moins de défilement sur mobile) : tape « Dossier assurance — suivi » pour le déplier, il reste ouvert pendant que tu remplis les champs.

📸 « Scanner le courrier de l'assureur (IA) » : tu déposes le courrier reçu → l'IA lit la responsabilité (en tort / pas en tort / partagé), le n° de dossier et la date, garde le courrier (« Voir le courrier ») et te propose la responsabilité (tu confirmes, jamais enregistrée sans validation). Champs en plus : n° de dossier, date de déclaration, date de réponse. Bouton « Clôturer / Rouvrir le dossier ».

Alertes automatiques : « sinistre sans réponse de l'assureur » (déclaré depuis plus de 3 semaines sans responsabilité ni réponse → relance l'assureur) et « en attente de remboursement ». Elles s'éteignent dès que tu remplis la suite du dossier, scannes le courrier, ou passes le suivi en « Remboursé » / « Prise en charge » / « Refusé » (dans tous ces cas l'assureur a répondu → le sinistre n'est plus compté « sans réponse »), ou dès qu'un montant remboursé est saisi.

Total sinistres — nombre d'incidents.

Coût total — somme des coûts des incidents (les lignes « devis » ne comptent pas ; s'il n'y a que des devis, on prend le plus élevé).

Reste à charge — la part que ton entreprise paie vraiment, une fois l'assurance déduite. Exemple : un sinistre coûte 2 000 €, l'assurance rembourse 1 500 € → il te reste 500 € à ta charge. Le calcul : coût du sinistre − montant remboursé par l'assurance (jamais en dessous de 0 : si l'assurance rembourse tout, le reste à charge est 0). Le montant remboursé se saisit dans le « Dossier assurance » de chaque incident (le petit bloc dépliable à côté de la ligne).

Véhicules concernés — nombre de plaques touchées. Cliquable : clique la carte pour ouvrir la liste des véhicules concernés (avec le nombre d'incidents de chacun), chaque véhicule mène à sa fiche.

Sinistres responsables — incidents où la responsabilité « responsable » (conducteur en tort) a été renseignée. Astuce : dans le « Dossier assurance » de l'incident, le bouton « 🔍 Lire le constat (IA) » lit le constat amiable que tu déposes et te propose la responsabilité (une facture de réparation, elle, ne dit jamais qui est en tort). Tu confirmes d'un clic → le compteur se met à jour. L'IA met « inconnu » si le document ne permet pas de trancher (jamais de devinette).

Cette année / Sur la période — nombre d'incidents de l'année, ou de la période si une période est fixée.

Plaque, date, réparateur, montant (modifiable), description. Statut de remboursement : En attente ⏳ / Prise en charge 🛡️ / Remboursé ✓ / Refusé ✗. Dossier assurance (dépliable) : conducteur au moment du sinistre, franchise, montant remboursé, responsabilité → l'app calcule le reste à charge. Un tableau « Conducteurs à risque » classe les chauffeurs.

Il y a trois canaux de documents pour un sinistre, tous rangés au même endroit (dossier sinistres/PLAQUE, type « sinistre-doc ») :

1. Le document de la facture/devis scanné (« Voir le document »).  2. Le Drive « Constats, photos & documents » — un dossier par véhicule où vous déposez constats amiables (PDF) et photos de dommages.  3. Les photos envoyées par le salarié depuis son espace, qui apparaissent automatiquement dans le bon dossier.

Annuaire de garages — carnet d'adresses (nom, ville, téléphone, lien RDV) + recherche directe sur Google Maps. (Partagé avec l'onglet Entretiens.)

Le sous-onglet Notes de frais sert à saisir une dépense payée par un collaborateur (essence, péage, lavage, parking, repas…) quand tu n'as pas de facture fournisseur globale — typiquement une note de frais. Tu remplis date, catégorie, montant TTC et, si tu veux, le véhicule, le conducteur, le km et le justificatif (photo/PDF). Chaque note est rattachée au véhicule et comptée dans son coût / TCO exactement comme une facture — elle apparaît donc dans les coûts du mois, le coût annuel et les statistiques. Saisie plus rapide Nouveau — la date est déjà sur aujourd'hui, et quand tu choisis le véhicule, le conducteur (chauffeur de la fiche) et le km (compteur connu) se remplissent tout seuls si tu ne les as pas mis (tu peux corriger). Idem sur une facture : choisir la plaque pré-remplit le km. Le tableau en dessous liste toutes les notes (recherche + total), avec le justificatif en un clic et un bouton pour en supprimer une.

📸 Justificatif lu par l'IA Nouveau — deux façons : (1) dans le formulaire, ajoute le justificatif (photo/PDF) → l'IA le lit et préremplit date, HT, TVA, TTC, catégorie, commerçant et plaque (tu vérifies puis Enregistre) ; (2) bouton « Importer (justificatifs ou Excel/CSV) » : dépose plusieurs reçus d'un coup, l'IA crée les notes toutes seules (idéal pour charger d'anciennes dépenses). Les doublons sont ignorés. Le HT et la TVA sont saisissables et contrôlés (HT + TVA = TTC).

📗 Import Excel / CSV Nouveau — avec le même bouton, tu peux déposer un tableur (.xlsx / .xls / .csv). Chaque ligne devient une note de frais. Les colonnes sont reconnues automatiquement par leur en-tête : Date, Montant (ou Montant TTC), Conducteur (ou Collaborateur/Nom), Catégorie (carburant / péage / lavage / parking / repas), et en option HT, TVA, Plaque, Libellé. Tout est classé et compté dans le coût / TCO.

📅 Période + export — filtre par mois ou par intervalle Du → Au, puis « PDF » / « CSV » exportent la période affichée (relevé propre avec total). Pratique pour un point mensuel ou une refacturation.

Le plus simple : le bouton « Scanner un document » (Tableau de bord, ou Raccourcis). Tu déposes n'importe quel document (PDF ou photo), l'IA détecte le type, extrait les infos, vérifie la cohérence, puis le range tout seul au bon endroit — rien n'est enregistré tant que tu n'as pas confirmé. Tu n'as donc pas à savoir où le mettre :

Tu déposes…	Ça part dans…
Facture garage / entretien / réparation	Factures (étiquetée « Entretien »)
Facture carburant TotalEnergies	Contrôle → Total Fleet
Facture péages Ulys / VINCI	Contrôle → Ulys (lecteur dédié)
Constat / accident	Sinistres
Autre facture / achat fournisseur	Factures
Avis d'amende / FPS	Amendes
Carte grise, contrôle technique, cession	Fiche véhicule → Documents
Attestation d'assurance, contrat LLD	Fiche véhicule / Contrats
Permis, carte d'identité	Fiche conducteur

À la main (si tu sais déjà où) : page Factures → « Importer une facture » (1 facture) ou « Importer un lot (PDF) » (plusieurs d'un coup) ; page Sinistres → « Déclarer un sinistre » (pas-à-pas + constat/photos) ou « Ajouter une facture sinistre » ; carburant/péages → page Contrôle (onglets Total Fleet / Ulys). ⚠️ Carte grise / assurance / CT / cession ne sont PAS des factures → ils vont dans fiche véhicule → Documents.

Deux garde-fous à chaque ajout : anti-doublon (l'appli te prévient si la pièce existe déjà) et contrôle HT + TVA = TTC (elle alerte si le calcul ne tombe pas juste). Et rien ne s'enregistre sans ta validation.

Rapprochement des conducteurs à l'import — quand un relevé (Total ou Ulys) contient un conducteur qui ne correspond à aucune fiche, un encadré orange apparaît sous le détail conso avec, pour chacun : « Lier à un conducteur existant » (recherche au clavier), « Créer la fiche » ou « Ignorer ». Le lien est permanent (le n° de carte/badge est écrit sur la fiche) → toute sa conso passée et future se rattache alors automatiquement. Le bouton « Ignorer » sert aux lignes qui ne sont pas des conducteurs (ex. « Frais de gestion TotalEnergies ») : elles ne vous seront plus jamais reproposées, et ce choix est mémorisé sur tous vos appareils. Les conducteurs déjà connus (par n° de carte/badge ou par nom) sont reliés tout seuls ; rien n'est créé sans votre accord.

🔗 Badges Ulys en direct (API) Nouveau — en tête de Contrôle → Ulys, un panneau « Badges Ulys (API) » avec un bouton « Synchroniser » récupère automatiquement la liste de tes badges de télépéage directement chez Ulys (n° de badge, statut Actif/Inactif, immatriculation, affectation). Parc Pilot les rapproche tout seul de tes véhicules (par la plaque) et de tes conducteurs (par le véhicule ou le nom d'affectation), et te signale les anomalies (badge inactif encore attribué, plaque hors flotte…). Le bouton « Relier » (ou « Relier à… » pour choisir/créer un conducteur quand le badge n'est pas reconnu) enregistre le n° de badge sur la fiche du conducteur → sa consommation péage se rattache ensuite toute seule (même pour un véhicule vendu : le dernier conducteur est retrouvé via l'historique d'affectation). Un même conducteur peut porter plusieurs badges (ex. « Dépôt PXP » avec plusieurs véhicules) : « Relier » ajoute sans écraser. Aucune saisie manuelle de n° de badge. Le bouton « Importer les factures » (ou simplement « Synchroniser ») récupère les factures Ulys (dates + HT/TVA/TTC) directement dans l'onglet (anti-doublon), et — nouveau — le DÉTAIL de consommation par conducteur des factures récentes (trajet par trajet, rattaché par n° de badge), automatiquement, sans rien déposer. (L'API Ulys ne fournit le détail que sur les 3 derniers mois et ne fournit pas le PDF de la facture : pour attacher le PDF visible via « Voir », dépose-le une fois via « Importer un relevé Ulys ».) Tu peux aussi toujours importer un relevé toi-même : le bouton « Importer un relevé Ulys » accepte le fichier CSV exporté depuis ton espace Ulys (en plus du PDF) — même consommation par conducteur, avec aperçu à confirmer. Le panneau se replie (les mêmes infos sont dans « Cartes & badges »). (Connexion configurée une seule fois côté serveur — clé jamais exposée.)

La liste centrale de toutes les vraies factures (entretien, réparation, achat…). Exclus (ils ont leur place ailleurs) : leasing (Contrats), sinistres, carburant/péages Total Fleet et Ulys. KPIs : Total dépensé TTC, Nb factures, Montant moyen, Top fournisseur. Colonnes : Date, Véhicule, Fournisseur, Description, Type, HT, TVA, TTC, N°. Signalement automatique des doublons (même plaque + fournisseur + montant + date).

Sélection multiple (supprimer en lot) — coche les cases au début des lignes (ou « Tout sélectionner ») : une barre apparaît indiquant le nombre choisi, avec « Supprimer » (après confirmation) et « Désélectionner ». Évite de supprimer les factures une par une. On retrouve la même sélection multiple sur Entretiens et Sinistres (là, cocher un incident supprime toutes ses factures/devis).

📁 La règle des dossiers par plaque — en vue dossiers, il y a un dossier par véhicule (rangés par année à l'intérieur). Une facture apparaît dans le dossier d'une plaque uniquement si elle est rattachée à ce véhicule (son champ « Véhicule » = la plaque). Donc : une facture que tu viens d'importer sans choisir de véhicule, ou rattachée à une autre plaque, va dans le dossier « Sans plaque » — pas dans le dossier du véhicule. Pour la faire apparaître au bon endroit : ouvre-la dans l'onglet Factures et choisis son véhicule. (Le rapprochement tolère les espaces/tirets : « HL 724 CD » = « HL-724-CD ». La vue se met à jour toute seule dès qu'une facture est importée ou re-rattachée.)

📚 Importer en masse (tri auto) Nouveau — le bouton « Importer en masse (tri auto) » (barre du haut) te laisse déposer plein de documents d'un coup : pour chaque fichier, l'IA vision (la même que pour les factures, bien plus fiable sur les photos/scans) reconnaît le véhicule ET la catégorie (carte grise, contrôle technique, facture d'achat…) et te les propose dans une liste. La reconnaissance se fait sur le contenu du document (jamais sur le nom du fichier — tu peux les renommer comme tu veux) : elle cherche la plaque ou le VIN (n° de série) — utile pour une facture d'achat qui porte souvent le VIN mais pas encore la plaque (marche si le VIN est renseigné sur la fiche du véhicule). Tu vérifies / corriges le véhicule et la catégorie de chaque ligne (menus déroulants pré-remplis) puis tu cliques « Enregistrer » — rien n'est enregistré tant que tu n'as pas confirmé. Les fichiers dont le véhicule n'est pas reconnu sont sur « — Sans plaque — » (tu choisis le bon véhicule dans le menu avant d'enregistrer). C'est différent d'« Importer un document » (qui range tout sur un seul véhicule que tu choisis — cette détection à l'unité utilise aussi l'IA vision maintenant).

🗑 Supprimer un document — chaque document (vue dossiers ou vue liste) a un bouton corbeille rouge : un clic (avec confirmation) le supprime définitivement. Le supprimer ici l'enlève aussi de la fiche du véhicule (c'est le même document).

🔗 Nettoyer les liens Drive Nouveau — le bouton « Nettoyer les liens Drive » (barre du haut) sert à passer tout en PDF : il liste d'abord tous les documents qui pointent vers un lien Google Drive (aperçu complet : plaque, type, nom, date — tu peux même les ouvrir avant), puis, sur confirmation, il supprime ces entrées (l'entrée + le lien). ⚠️ Les PDF déjà déposés sur le site (coffre) ne sont pas concernés, et les factures ne sont pas touchées. Après, tu ré-uploades tes PDF via « Importer un document ». Rien n'est supprimé tant que tu n'as pas cliqué « Supprimer ».

Range les documents administratifs des véhicules et suit leurs expirations. Le plus récent est « Actuel », les anciens « Archivé » (rien n'est supprimé). Vue dossiers à 3 niveaux : véhicule (par plaque) → année (2025, 2026… créées auto) → documents + factures de l'année. Un dossier « Sans plaque » regroupe le non-rattaché. Pastille de couleur = document qui expire (orange < 30 j, rouge = expiré). Chaque dossier véhicule affiche aussi le prénom du conducteur (en orange) → tu peux retrouver un dossier en tapant le prénom dans la recherche. (Idem sur le Drive des Sinistres.)

Total Fleet = carte carburant/péage TotalEnergies (reconnue par type carburant/péage ou fournisseur « TotalEnergies »). Ulys = péages VINCI. Chacun : 4 KPIs (TTC, HT, TVA récupérable, Nb) + un tableau « consommation par conducteur/véhicule » reconstruit depuis les relevés (carburant, litres, lavage, péage, km…). ⚠️ On importe les factures détaillées par pays, jamais le relevé global (anti double-comptage). 📦 Import ZIP en 1 glisser Nouveau : tu peux déposer directement le(s) ZIP Total tels quels — la plateforme les décompresse et ne garde que les factures (les relevés RLP sont ignorés automatiquement). Plus besoin de dézipper ni de trier les fichiers.

📊 Analyse de la consommation (Total Fleet) Nouveau — sous le tableau, un panneau qui va plus loin que les montants : litres totaux, prix moyen au litre (repérer qui fait le plein cher), CO₂ estimé, répartition carburant/péage/lavage/boutique, évolution sur 12 mois, classement des conducteurs (avec leur €/L) et un encart « Points à vérifier » qui reste volontairement court : uniquement les vrais signaux d'abus. Dès que le détail transaction par transaction du relevé est importé (voir ci-dessous), la détection descend à l'article et au jour, et chaque ligne explique ce qui est suspect : plus de 3 pleins de carburant le même jour (carte prêtée ? plusieurs véhicules ? — ⚠️ le montant d'un plein n'est jamais signalé, c'est normal), conso de gazole / diesel (la flotte roule à l'essence → tout plein de diesel est signalé, regroupé par conducteur), trop de repas sur une même journée (au-delà du seuil, ex. 20 €/jour), et chaque achat « Autres » hors carburant listé un par un (bonbonne de gaz, lave-glace, accessoire… ≥ seuil) — pas d'amalgame, chaque ligne renvoie à sa facture. Tant que le détail n'est pas encore reconstruit (ça se fait tout seul à l'ouverture du Contrôle), un simple rappel s'affiche (aucune alerte mélangée). Dans tous les cas : dépense qui explose fortement d'un mois sur l'autre. Chaque ligne est cliquable : un clic ouvre la facture Total concernée pour vérifier le détail.

⚙️ Régler les seuils d'alerte Nouveau — dans l'encart « Points à vérifier », le bouton ⚙️ Seuils ouvre trois réglages : repas / jour (défaut 20 €), achat « Autres » listé au-delà de (défaut 20 € : seuls les achats notables — bonbonne de gaz… — sont signalés ; mets 0 pour tout voir). Seul le lubrifiant est classé en Boutique/Repas ; tout le reste (lave-glace, accessoires, ampoule…) reste en « Autres » et remonte en point à vérifier et boutique hors carburant / mois (défaut 40 €, utilisé quand le détail transaction n'est pas encore importé). Tu ajustes ce que tu considères « anormal » et l'analyse se recalcule aussitôt. Réglage réservé à l'administrateur (config société) ; les gestionnaires le voient en lecture seule.

✅ Marquer « vérifié » & archive Nouveau — chaque point à vérifier a une ✓ verte : un clic dit « c'est OK, contrôlé » et la ligne quitte la liste « À vérifier ». Tu la retrouves dans l'onglet « Archivées » (en haut de l'encart) avec la date où tu l'as validée — pratique pour garder un suivi de tout ce que tu as déjà contrôlé. Dans l'archive, la flèche rouge ↩ la désarchive (elle repasse dans « À vérifier »). Les lignes restent cliquables (→ facture) dans les deux onglets.

🧾 Détail transaction par transaction & colonne « Autres » Nouveau — à l'import d'un relevé Total, chaque achat (carburant, repas, lavage, parking, ou autre comme une bonbonne de gaz) est désormais lu ligne par ligne. Ça alimente la détection au jour/à l'article et la répartition : quand ce détail est présent, le tableau de conso affiche une colonne « Autres » à part (bonbonne de gaz, accessoires, lubrifiant… = tout ce qui n'est ni carburant, ni boutique/repas, ni lavage, ni péage), et la répartition se scinde en « Repas » et « Autres (gaz, divers) » (la colonne « Boutique / Repas » est alors nette de ces « autres », pour ne rien compter deux fois). Pas besoin de tout ressaisir sur les relevés déjà importés : le détail se reconstruit tout seul — automatiquement à l'ouverture de l'onglet Contrôle et après chaque import (il relit les PDF déjà enregistrés, sans doublon, sans réimport). Aucun bouton à cliquer (l'ancien bouton « Reconstruire le détail » a été retiré : c'est désormais entièrement automatique). Les nouveaux relevés remplissent le détail directement à l'import. ⚠️ Prérequis unique côté administrateur : lancer une seule fois le script total-conso-tx dans Supabase (créer la table).

🎯 Rattachement fiable par n° de carte / badge Nouveau — pour ne plus se tromper de personne, renseigne sur la fiche de chaque conducteur (onglet Conducteurs) son n° de carte carburant Total et son n° de badge Ulys. La conso des relevés est alors attribuée par ce numéro (fiable), et non plus seulement par le nom lu sur le PDF. Ordre de priorité pour Total Fleet : 1) n° de carte du conducteur, 2) n° de carte du véhicule (rubrique Contrats → « Cartes carburant »), 3) nom/plaque comme avant. Pour Ulys : le n° de badge du conducteur prime sur le nom du relevé. 🔗 Une seule donnée — le n° est rattaché au CONDUCTEUR (le badge/la carte suit la personne, pas le véhicule) Amélioré. Tu peux l'ajouter / modifier / retirer indifféremment sur la fiche du conducteur, dans Contrôle → Cartes & badges, ou sur la fiche du véhicule qu'il conduit : c'est la même donnée, le changer à un endroit le met à jour partout. ⚠️ Vider un numéro sur une fiche enlève seulement le lien — la consommation déjà enregistrée n'est pas supprimée. La conso Total déjà en base suit la fiche en direct (dès que tu saisis le n°, elle se ré-attribue) ; pour Ulys, l'attribution par badge s'applique aux prochains imports. 🔖 Saisie en puces (plusieurs numéros) Nouveau — au lieu d'un champ où l'on tape « n°1, n°2 », chaque numéro s'affiche désormais comme une puce : tape le numéro puis « + Ajouter » (ou Entrée), et la croix ✕ retire une puce. On voit ainsi d'un coup d'œil combien de cartes/badges porte un conducteur ou un véhicule (ex. « Dépôt PXP » avec plusieurs badges). Même éditeur partout : fiche conducteur, Contrôle → Cartes & badges et fiche véhicule — tous éditables, tous sur la même donnée (par conducteur).

🅿️ Badges Ulys — colonne « Véhicule » vide ? Relier en 1 clic Nouveau — dans le panneau « Badges Ulys (API) » (onglet Ulys), la colonne Véhicule affiche la plaque du badge quand elle est connue. Ulys ne fournit pas toujours la plaque d'un badge (fréquent pour un véhicule « pool » comme Dépôt PXP) → la case reste alors vide avec un bouton « Relier au véhicule… ». Clique-le, choisis la voiture (recherche par plaque) : le n° de badge s'enregistre sur sa fiche (même donnée que « Badge télépéage ») et la plaque s'affiche automatiquement, définitivement — la conso se rattache ensuite toute seule.

🔎 Filtre « Par conducteur » (Total Fleet) Nouveau — choisis un conducteur (liste cherchable) pour ne voir que sa conso. Sans mois précis, le tableau affiche son détail mois par mois ; avec un mois choisi, seulement ce mois. Le relevé PDF et l'export CSV suivent la sélection. Un bouton ↺ Réinitialiser remet tous les filtres (conducteur + période) à zéro d'un clic.

⬇️ Export CSV + Rapport PDF propres à chaque sous-onglet : sur Total Fleet et Ulys, les boutons d'export exportent les données de CE sous-onglet (conso carburant/péages), pas les factures. Les boutons « Export comptable / Relevé PDF / Récap par poste » du haut restent, eux, dédiés à l'onglet Factures (ils n'apparaissent que là).

Fournisseurs = nettoyer les doublons de noms (Renommer/fusionner, ou Supprimer le nom). Entretiens = un lien vers la page dédiée des révisions.

Importer une facture : l'IA lit fournisseur, date, n°, HT/TVA/TTC, plaque, km et devine le type (entretien, réparation, achat, leasing, cession, sinistre, autre) au lieu de tout mettre en « Entretien » — tu peux toujours corriger le type d'un clic. Le tri est affiné : le fournisseur = la raison sociale de l'émetteur (jamais le client) ; les pneus = entretien ; la carrosserie = réparation (elle n'est classée sinistre que s'il y a un vrai marqueur : n° de sinistre, assurance, expertise, franchise, tiers) ; LLD/LOA = leasing. Un avoir (remboursement fournisseur) : coche la case « C'est un avoir » dans le formulaire (saisis les montants en positif, ils sont stockés en négatif et déduits de tous les coûts/TVA/budget). À l'import PDF, l'IA le repère tout seul (montant négatif / description « Avoir – … »). Les devis (description « Devis – … ») ne sont pas comptés comme dépense. Contrôle clé : HT + TVA = TTC — si ça ne colle pas, un avertissement rouge « À vérifier » s'affiche avec l'écart. Relevé PDF (des factures affichées), Récap par poste (ventilé HT/TVA/TTC par catégorie, pour le comptable), Export CSV comptable.

Importer un lot de PDF (bouton « Importer un lot (PDF) » en haut) — dépose plusieurs factures PDF d'un coup : l'IA lit chacune (fournisseur, date, montants, type, plaque, km), crée les factures et joint le PDF. Anti-doublon (même n° + montant). À la fin, un récap indique combien ont été importées, les doublons ignorés, celles « à vérifier » (HT+TVA ≠ TTC) et les documents illisibles (à ajouter à la main). Reconnaissance automatique des relevés TotalEnergies et Ulys : s'il y en a dans le lot, ils sont traités comme si tu les importais un par un (reconstruction du détail par conducteur / carte / badge) et t'ouvrent leur aperçu à valider — tu n'as plus à choisir le bon bouton.

Importer d'anciennes factures en masse (sans PDF, ex. reprise d'un historique déjà saisi dans un tableur) — Paramètres → Import en masse (Excel / CSV), choisis « Factures », puis colle ton tableau Excel/Google Sheets (ou charge un CSV). Colonnes reconnues : date, fournisseur, type, HT, TVA, TTC, n° facture, immatriculation, km, description. Dates au format JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ. Les doublons sont ignorés (même n° + montant) : un ré-import ne crée pas de doublon. Idéal pour saisir d'un coup les factures d'une année passée.

TVA récupérable (par période) — dans le bloc « Coût par période », l'app affiche la somme des TVA des factures de la période choisie (ou de toutes les années). Pratique à donner au comptable pour la récupération de TVA. Elle suit le « du / au » sélectionné.

La page Contrôle (menu de gauche) regroupe TOUT le suivi des consommations : sous-onglets ⛽ Total Fleet (relevés carburant & péages), 🛣️ Ulys (péages), 🛣️ Sanef (péages flux libre), 💳 Cartes & badges, 📏 Relevé KM et 🛡️ Contrôle (les anomalies à traiter). ⚠️ Total Fleet et Ulys ont déménagé ici (avant : page Factures) — imports, conso par conducteur et exports s'y font désormais. La page Factures ne garde que les factures.

🛣️ Sanef (péages flux libre) Nouveau — pour les péages où tu reçois un justificatif à chaque passage. Bouton « Importer des passages » : dépose tes justificatifs (photo/PDF) d'un coup. L'IA lit aussi bien un reçu unique qu'un relevé mensuel listant plusieurs passages — elle en extrait chaque passage (date, montant, plaque, section) et le rattache au véhicule. La vue regroupe par mois (sous-totaux) et chaque passage compte dans le coût / TCO. Filtre par mois ou Du → Au + export PDF / CSV de la période.

Ouverture intelligente : la page rouvre sur le dernier sous-onglet que tu as consulté (comme tu l'as laissée). Et le sous-onglet Contrôle s'ouvre directement sur le filtre « À vérifier » (les éléments à traiter), pas sur « Tous » — tu vois tout de suite ce qui te reste à faire. Les Paramètres rouvrent aussi sur la dernière section consultée. Tout est synchronisé sur tes appareils.

Une personne = une seule ligne : les trouvailles sont regroupées par conducteur réel (même identité que les fiches véhicule) — « ROMUALD », « Romuald LAMARQUE-BRUNET » et « Romuald » comptent comme une seule personne. Chaque trouvaille est reliée à sa voiture (colonne Véhicule cliquable vers la fiche) et le conducteur est cliquable aussi.

Un mot d'explication sur chaque ligne Nouveau — comme le badge « congé », chaque trouvaille indique pourquoi elle est signalée : dépassement (repas/boissons au-delà du seuil), gazole (plein de diesel sur une flotte essence), pleins multiples (plusieurs pleins le même jour), achat inhabituel (hors carburant), et après départ (voir ci-dessous).

🚪 Conso après le départ du conducteur Nouveau — la plateforme repère une carte carburant ou un badge encore utilisé APRÈS que le salarié a quitté CE véhicule. ⚠️ C'est jugé véhicule par véhicule : un conducteur qui a simplement changé de voiture (il a quitté l'ancienne mais conduit toujours la nouvelle) n'est plus accusé à tort sur son véhicule actuel — on ne signale que si sa période sur ce véhicule est bien close avant la conso. C'est le signe classique d'une carte non désactivée ou utilisée par quelqu'un d'autre. La ligne porte le badge « après départ » et indique la date de sortie. Pour que ça marche, la date de sortie du conducteur sur ce véhicule doit être renseignée (elle l'est automatiquement dès que tu changes le conducteur d'un véhicule).

Liste toutes les anomalies de consommation : conso (carburant, péage, boutique…) faite pendant un congé du conducteur, et dépenses carte suspectes (repas élevés, achats non-carburant, plusieurs pleins/jour, gazole…). Chaque ligne montre conducteur · type · montant · date · détail · n° de facture. La colonne « Conso » affiche le vrai libellé lu sur le relevé (ex. « Bouteille Gaz », « Sandwich », « Gazole ») — pas un terme générique — pour que tu voies exactement ce qui a été acheté avec la carte. Quand une anomalie regroupe plusieurs achats d'une même journée (repas, plusieurs pleins, plusieurs gazole), le Détail montre le montant exact de chaque dépense (ex. « Sandwich 6 € · Boissons 3 € · Alimentation 11 € — total 20 € ») → tu vois d'où vient le dépassement et tu tranches « justifié / pas » plus vite.

Frais de gestion exclus de la conso Nouveau — la consommation d'un collaborateur ne compte QUE ce qu'il a réellement consommé avec sa carte (carburant, parking, lavage, alimentation, boissons…). Les frais ajoutés par TotalEnergies — « Frais de Gestion », « Frais Station », « Frais Parking » (commission), « Abonnement » — sont automatiquement exclus : ils ne gonflent plus la conso d'un conducteur, ne déclenchent plus de fausse anomalie et ne sont plus proposés au rapprochement. ⚠️ On ne retire QUE les vrais frais : un vrai Parking acheté (ex. VINCI PARK) reste bien compté. Ces frais existent toujours dans le coût de la facture (la société les paie) — c'est juste la conso par personne qui les ignore. Résultat : la somme des consos collaborateurs correspond au « Total Produits et services consommés » de la facture, pas au « Total Général ». Les carburants étrangers (factures Pays-Bas/Allemagne/Italie : « Euro 95 Loodvrij », « Benzine », « Gasolio »…) sont aussi correctement reconnus comme carburant.

🎚️ Régler les seuils : le montant à partir duquel un repas/jour ou un achat non-carburant déclenche une alerte se règle à un seul endroit → Contrôle → Total Fleet → Points à vérifier → ⚙️ Seuils (synchronisé sur tous les appareils). Un lien direct est aussi présent dans Paramètres → Seuils d'alerte.

Statut par ligne, pour piloter comme un dossier : À vérifier (défaut) → Justifié / Fraude / Classé. Le statut est synchronisé sur tous les postes.

Filtres : choix du conducteur (menu déroulant cherchable → n'affiche que lui, et l'export PDF/Excel ne sort que ses consos), recherche, type de conso, période (mois ou dates), et statut. Les montants sont exacts (au centime) et l'export Excel est un vrai fichier .xlsx (colonnes propres, accents/€ corrects, montants numériques) — plus de « signes bizarres ». Vue par conducteur (regroupée avec le total € par personne, dépliable) ou vue liste. En-tête : nombre de trouvailles, montant total, conducteurs concernés, à vérifier, fraude confirmée (€).

Affichage rapide même avec beaucoup de données Nouveau — la page ne dessine plus des milliers de lignes d'un coup (ce qui la faisait « ramer » quelques secondes à l'arrivée). En vue par conducteur, les lignes d'une personne ne se chargent que quand tu déplies son groupe. En vue liste, seules les 250 premières s'affichent, avec un bouton « Voir tout » (et « Voir moins » pour replier). Les totaux de l'en-tête, eux, comptent bien toutes les trouvailles. Et la page rouvre en un instant : elle réaffiche aussitôt les trouvailles déjà calculées et ne relance l'analyse en arrière-plan que si une conso, un congé ou un statut a changé — plus d'attente à chaque clic sur l'onglet.

Les dates sont au format JJ/MM/AAAA et le nom complet du conducteur (Prénom NOM) s'affiche partout (à l'écran comme dans les exports). Pour Ulys, les trouvailles utilisent les dates exactes du relevé (colonne « date des consommations ») comme pour Total ; si un vieux relevé n'a que « total du mois », le détail daté se reconstruit tout seul à l'ouverture du Contrôle (rien à faire ; au besoin, réimporte le relevé Ulys).

Noms unifiés — une même personne apparaît toujours sous un seul nom (celui de sa fiche conducteur), même si les relevés l'écrivent différemment (« ROMUALD » sur Total, « Romuald LAMARQUE-BRUNET » sur Ulys, « THOMAS HOCQUET » vs « Thomas HOCQUET »…). La plateforme fait le lien automatiquement avec le conducteur enregistré, ici comme dans les relevés Total Fleet / Ulys. Si un nom d'un relevé ne correspond à personne d'enregistré, ajoute la personne dans Conducteurs pour qu'elle soit reliée.

✅ Une trouvaille classée reste classée Nouveau — quand tu marques une trouvaille « justifié / fraude / classé », elle ne réapparaît plus en « À vérifier », même si tu réimportes le relevé (ou cliques « Reconstruire le détail ») et que le nom du conducteur est réécrit autrement (« Romuald » vs « Romuald LAMARQUE-BRUNET »). Avant, ce changement de forme du nom faisait revenir l'alerte à tort ; c'est corrigé (sans jamais masquer une autre dépense : la date et le montant restent pris en compte).

📱 Sur téléphone, chaque trouvaille est une carte Nouveau — plus besoin de faire défiler un grand tableau sur le côté : le nom, le montant et la date sont mis en avant, le détail est résumé (3 lignes), et les boutons Statut et Voir sont en pleine largeur, faciles à toucher.

Bouton Voir = ouvre la facture concernée (PDF). Boutons PDF / Excel = exportent la liste filtrée (mêmes colonnes). Un panneau repliable « 🔬 Vérification des congés » est un outil de contrôle (rien à cocher) : conducteur par conducteur, il liste les dépenses datées et surligne en rouge celles qui tombent pendant un congé (celles qui remontent dans les trouvailles) — les grises « hors congé » sont normales. Pratique pour comprendre pourquoi une anomalie apparaît ou pas (dates de congé mal saisies, détail du relevé non importé…).

Gère au même endroit les n° de carte carburant et badge de péage de tous les conducteurs (avec leur(s) véhicule(s), cliquables), une colonne par prestataire. C'est la même donnée que la fiche véhicule (la « maison » du n°) — modifiable ici et sur la fiche véhicule, affichée en lecture seule sur la fiche conducteur, le tout synchronisé : changer un n° ici le change partout. Ces numéros rattachent la conso au bon conducteur par numéro — c'est la clé pour que les alertes (dont « conso pendant un congé ») tombent sur la bonne personne.

La case « Avec un n° attribué seulement » filtre la liste pour ne montrer que les conducteurs qui ont déjà au moins un n° de carte ou de badge renseigné (pratique pour vérifier d'un coup d'œil qui est bien rattaché, sans dérouler toute la flotte). Décoche-la pour revoir tout le monde.

Deux affichages Nouveau — bascule Cartes / Tableau (en haut à droite, choix mémorisé). En vue Cartes : une carte par conducteur (nom + véhicules + ses numéros) ; clique le ✏️ de la carte pour déverrouiller tous ses numéros d'un coup, saisis, ça s'enregistre en sortant du champ. En vue Tableau : une ligne par conducteur, une colonne par prestataire.

🔒 Champs verrouillés — pour éviter de modifier un n° par erreur, chaque case est bloquée par défaut : double-clique dessus (ou clique le crayon ✏️) pour la modifier. Elle se re-verrouille toute seule dès que tu quittes le champ (l'enregistrement est automatique).

Tu as un autre fournisseur de carte carburant (Shell, DKV, AS24…) ou de badge de péage (Eurotoll, DKV…) que Total et Ulys ? Dans 💳 Cartes & badges, clique « ➕ Prestataire » : indique son nom et son type (carte carburant ou badge péage). Tout se branche automatiquement :

• un nouveau sous-onglet apparaît dans Contrôle (avec ses factures reconnues, le total TTC et le nombre de conducteurs rattachés) ;
• une colonne s'ajoute dans « Cartes & badges » ;
• une zone à remplir apparaît sur chaque fiche conducteur pour saisir son n° de carte/badge de ce prestataire.
Comme pour les loueurs de leasing (plusieurs loueurs possibles par société), chaque société gère ses propres prestataires. Le bouton « Supprimer ce prestataire » (dans son sous-onglet) enlève l'onglet et la colonne sans effacer les factures ni les n° déjà saisis.

C'est AUTOMATIQUE — tu n'as plus rien à cliquer. Nouveau À l'ouverture de Contrôle, Parc Pilot reconstruit tout seul, en arrière-plan, le détail daté (transaction par transaction, Total ET Ulys) des relevés pas encore traités — nécessaire à la détection au jour (conso pendant congé, diesel, parkings…). C'est INCRÉMENTAL : il ne relit QUE les nouveaux relevés, jamais tout l'historique → rapide même avec des centaines de relevés. La détection « conso pendant congé » se met donc à jour d'elle-même.

Le bouton « Reconstruire le détail » (onglet Total Fleet) reste là pour forcer la reconstruction à la demande (même comportement incrémental : il saute les relevés déjà faits). 🔒 Reconstruire ne réinitialise pas ton travail : les statuts déjà mis (Vérifié / Justifié / Fraude / Classé) sont conservés pour les mêmes dépenses — une anomalie déjà traitée ne réapparaît pas « à vérifier ». ⚠️ Un relevé n'est reconstruit que si son PDF est stocké : les factures Ulys importées via l'API (sans PDF) prennent leur détail directement de l'API ou le prennent quand tu déposes leur PDF. (Prérequis admin une seule fois : script total-conso-tx côté Supabase.)

Véhicules assurés (possédés), Véhicules en leasing, Coût mensuel leasing (somme des loyers/mois), Coût annuel total = (loyers × 12) + malus écologique amorti + primes d'assurance + TVS annuelle de la flotte. Un contrat dont la date de fin est passée n'est plus compté dans ces totaux (voir ci-dessous). Le malus étant payé une seule fois au départ, il est réparti sur la durée du contrat dans le coût annuel (et compté en entier dans l'« Engagement total »).

Un seul tableau leasing — tous les loueurs ensemble Nouveau — plus de blocs séparés par loueur. Désormais tous tes loueurs sont dans la MÊME table, avec une colonne Loueur et un filtre « Tous les loueurs » en haut pour n'en afficher qu'un. Un seul bouton « Ajouter un contrat » (tu choisis le loueur dans la fenêtre) et une seule recherche pilotent tout — chaque loueur est donc au même niveau. Mêmes colonnes et mêmes calculs partout : forfait km, km actuel, projection fin, statut km (OK / à surveiller / risque dépassement), début/fin, total versé, loyer/mois, TVS. Le km actuel se remplit tout seul depuis la fiche du véhicule lié (comme BPCE) → le statut et la projection s'affichent sans rien saisir. Modifier un contrat : le bouton crayon ✏️ sur la ligne (ou un clic sur la date de début / fin) ouvre une fenêtre pour changer le forfait km, la durée, le loyer, les dates de début et de fin, le coût du km sup., la tolérance et les avenants (enregistré et synchronisé). Lecture automatique du PDF Nouveau — en déposant le contrat, l'appli lit toute seule le loyer (même écrit simplement « Loyer : 587,03 € »), la durée, le forfait km et surtout les dates de début et de fin (avant, elles n'étaient jamais lues) → tu vérifies puis tu enregistres. Avenants pour TOUS les loueurs Nouveau — la fenêtre a une section « Avenants — changement de loyer » (comme BPCE) : ajoute une date + nouveau loyer et, à partir de cette date, le nouveau loyer s'applique tout seul (loyer courant et total versé recalculés au prorata). La date de fin est optionnelle : si tu la saisis, la durée se recalcule toute seule (sinon fin = début + durée). Quand un contrat arrive à sa date de fin, on arrête automatiquement de compter son loyer dans le coût annuel / mensuel du leasing (Contrats, Budget, prévisionnel) — sans rien effacer : les loyers déjà réglés restent dans l'historique. Si tu prolonges le contrat (tu repousses la date de fin ou tu augmentes la durée), il est recompté automatiquement. Un contrat sans date reste compté (on ne devine jamais qu'il est terminé). À l'ajout d'un contrat, le conducteur se choisit dans la liste existante (ou se crée), et choisir le véhicule (plaque) remplit automatiquement le conducteur et le modèle depuis la fiche. La TVS affichée vient du véhicule lié (CO₂/énergie réels de la carte grise, comme partout) et le total versé se compte à partir de la vraie date de début du leasing (renseigne-la en cliquant sur « début »). Si aucune date de début n'est saisie, l'appli prend d'abord la date d'entrée du véhicule dans son historique d'affectation (mise à disposition ≈ livraison, marquée « (historique) »), et seulement à défaut la date de mise en circulation (marquée « (MEC) ») — le contrat s'affiche donc tout de suite ; une vraie date de début saisie prime toujours (elle enlève la mention). Bouton « Importer les loyers » lit le loyer exact de la facture. Ajouter un contrat crée automatiquement le véhicule dans l'onglet Véhicules Nouveau s'il n'existe pas encore (pas de double saisie) — anti-doublon par plaque : si le véhicule est déjà dans la flotte, on s'y rattache sans le recréer. (Sans plaque renseignée, le véhicule n'est pas créé — ajoute la plaque au contrat.)